Оформление личных и служебных справок

По функциональному назначению все организационно-распорядительные документы делятся на 3 группы:

· организационные;

· распорядительные;

· информационные.

Наиболее часто в ежедневной работе секретарь сталкивается с теми видами документов, которые входят в группу распорядительных (в основном это приказы) и информационных документов (как правило, это письма и справки).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, дает следующее определение справки. Это информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

Справки бывают личные и служебные, что обуславливается их содержанием и целевым назначением.

Личная справка — это официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера, выдаваемый частному лицу (о месте работы, о занимаемой должности и размере заработной платы, о периоде работы и т.д.).

Как правило, личные справки являются внешними, то есть адресуются руководителю сторонней организации. В соответствии с п. 126 Инструкции по делопроизводству внешние справки оформляются на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 с использованием углового штампа.

При подготовке личной справки в обязательном порядке оформляются следующие реквизиты:

· наименование вышестоящей организации (при ее наличии);

· наименование организации;

· название вида документа;

· дата документа;

· регистрационный индекс;

· место составления или издания;

· адресат;

· текст;

· подпись;

· гербовая (круглая) печать.

Рассмотрим особенности оформления некоторых реквизитов личной справки.

Датой справки является дата ее подписания. Она указывается арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Регистрационный индекс на справке проставляется в день ее подписания и представляет собой очередной регистрационный номер, который присваивается в порядке валовой нумерации (№ 1, 2, 3 и т.д.). Этот номер может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия справки.

При незначительном объеме внутренних документов Инструкция по делопроизводству допускает регистрацию справок в журналах регистрации исходящих документов (п. 142.2 Инструкции по делопроизводству).

Адресатом личной справки выступает организация (должностное лицо), по требованию которого предоставляется информация. При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже. Если справка адресуется структурному подразделению организации, сначала указывается наименование структурного подразделения (в именительном падеже), а затем — наименование организации.

В соответствии с п. 127 Инструкции по делопроизводству в личной справке заголовок может не указываться.

Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование таких речевых оборотов, как «выдана настоящая», «действительно работает» и т.д. (в Республике Беларусь действует презумпция невиновности, соответственно, априори предполагается, что справка действительно выдана тому, кто ее предъявляет, и она действительно настоящая, а подпись должностного лица и печать гарантируют, что сведения, указанные в ней, соответствуют действительности).

Довольно часто справки, выдаваемые на руки физическим лицам, содержат информацию финансового характера. В этом случае реквизит «Подпись» будет содержать две подписи: руководителя организации и главного бухгалтера.

В соответствии с п. 130 Инструкции по делопроизводству личные справки всегда заверяются гербовой (круглой) печатью. Печать проставляется таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего справку.

Материал опубликован частично.