Оформление и использование реквизита «Подпись»

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Слово «подпись» образовано от глагола подписать. В общем смысле оно имеет несколько значений:

· надпись под чем-нибудь;

· собственноручно написанная фамилия.

Свободная энциклопедия «Википедия» дает следующее определение данному понятию: «Подпись — уникальная совокупность символов, написанных от руки, с применением определенных оформительных приемов, служащая для идентификации человека».

Если говорить о подписи с точки зрения делопроизводства, то это важнейший реквизит любого документа, как служебного, так и личного. В соответствии с п. 47 Методических указаний Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41 «По практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», подпись — обязательный реквизит официального документа. Арбитражный суд, например, не примет документ к рассмотрению, если в нем неправильно оформлена подпись должностного лица.

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (печатается от нулевого положения табулятора), личная подпись и ее расшифровка. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией и печатаются от шестого положения табулятора.

Реквизит «Подпись» располагают после текста или отметки о наличии приложения.

Указание должности может быть полным (с указанием наименования организации), если документ оформлен не на бланке. Так могут подписываться характеристики, договоры.

Если документ оформлен на бланке, подпись может быть сокращенной. В этом случае в название должности не входит название учреждения, указывается только видовое ее наименование.

Материал опубликован частично.