Сводная номенклатура дел организации

Наш журнал неоднократно освещал процесс создания сводной номенклатуры дел организации с разных точек зрения: теоретической, практической, приводились наглядные примеры. В этот раз редакция решила пойти несколько иным путем. Мы попросили опытных специалистов, сотрудничающих с нашим изданием, составить сводную номенклатуру дел организации и прокомментировать ее.

1. Раздел сводной номенклатуры дел «Руководство»

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения БелНИИДАД

Нормативно-правовая основа для составления номенклатуры дел:

· глава 10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4);

· глава 5 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143;

· Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140;

· иные акты законодательства, определяющие сроки хранения документов.

Номенклатура дел является внутренним документом организации, поэтому подлежит регистрации в регистрационно-контрольной форме (например, журнале), предназначенной для регистрации внутренних документов. Регистрационный индекс номенклатуры состоит из индекса дела, в которое помещена сводная номенклатура дел организации, дополняемого через знак «/» порядковым регистрационным номером по журналу регистрации внутренних документов.

Обычно номенклатура дел утверждается директором предприятия путем проставления на ней грифа утверждения, содержащего собственноручную подпись директора и дату утверждения. В некоторых организациях существует практика утверждения номенклатуры дел путем издания приказа. Вместе с тем издание приказа целесообразно лишь в случае, если таким приказом не только утверждается номенклатура дел, но также предписывается выполнение каких-либо дополнительных действий. Если в приказе содержится только одно распорядительное действие (утверждение номенклатуры дел), то издание такого приказа нецелесообразно и для утверждения номенклатуры дел достаточно проставить на ней соответствующий гриф с подписью руководителя.

(Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала)

2. Раздел сводной номенклатуры дел «Отдел кадров»

Галина Кудрякова, главный специалист ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

Есть две причины, по которым необходимо переработать сводную номенклатуру дел на 2013 год. Первая традиционная: требование нормативных документов по архивному делу. Номенклатура дел на будущий год составляется ежегодно в четвертом квартале текущего года, согласовывается на заседании экспертной комиссии и утверждается руководителем организации. Один раз в 5 лет в этом привычном порядке появляется некоторое отклонение в виде согласования номенклатуры дел с государственным архивом, если организация является источником комплектования государственного архива, или с вышестоящей организацией, если организация не является источником комплектования государственного архива.

Вторая причина, по которой в этом году необходимо заново составить номенклатуру дел на будущий год, связана со вступлением в действие нового перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140. В связи с этим из лексикона работников службы ДОУ исчезнет понятие «статья», придется оперировать только лишь понятием «пункт». Хотя это формальная сторона. Существенно же то, что в номенклатуре дел появятся принципиально новые пункты, поскольку новый Перечень имеет совершенно иную по сравнению с предыдущими перечнями структуру, а стало быть, и систематизацию документов, и — что еще более важно — иной срок хранения некоторых видов документов.

Из всего сказанного следует простой вывод: предстоит большая кропотливая работа по составлению номенклатуры дел организации на будущий год. Необходимо не только уточнить заголовки дел, образующихся в структурных подразделениях, отредактировать эти заголовки, правильно расположить в каждом разделе, но и заново по каждой позиции определить срок хранения дел со ссылкой на новый Перечень.

Для того чтобы облегчить участь читателей журнала, мы сделали попытку разработать номенклатуру дел отдела кадров применительно к организации негосударственной формы собственности. Мы назовем этот раздел «Отдел кадров», а каждый применительно к структуре своей организации может дать другое название, например, «Управление кадров и идеологической работы» или «Отдел кадровой и юридической работы». Если организация небольшая и в структуре нет специального подразделения, которое занимается кадрами, тогда в номенклатуре дел раздел будет называться «Работа с кадрами». Если же работник совмещает не только кадровые вопросы, но и другие, например, юридические, идеологические и др., тогда вы сами дополните этот раздел заголовками дел, отражающими те направления работы, которые вы ведете в своей организации.

Еще одно пояснение в качестве примечания. Каждому разделу номенклатуры дел присваивается свой номер, который влияет на индекс дела. Как правило, раздел 01(1) — это раздел, в котором отражаются заголовки дел делопроизводственной службы (секретариата, канцелярии, общего отдела и т.д.). Далее располагаются структурные подразделения по усмотрению составителя номенклатуры дел исходя из структуры, штатного расписания. Традиционно раздел 02(2) — это отдел кадров, поэтому мы будем следовать этой традиции.

(Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала)

3. Раздел сводной номенклатуры дел «Бухгалтерия»

Ольга Моисеенко, научный редактор журнала

(Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала)

4. Раздел сводной номенклатуры дел «Архив»

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения БелНИИДАД

(Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала) 

оформить подписку на журнал