Как правильно ознакомить работников с приказом? В чью компетенцию входит ознакомление работников (ответственных лиц) с приказом?

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала «Секретарское дело»

Порядок работы с распорядительным документами должен быть закреплен в локальном нормативном правовом акте, например, в Инструкции по делопроизводству, который разрабатывается в соответствии с нормативной правовой и законодательной базой Республики Беларусь. В данном документе необходимо не только прописать порядок ознакомления с документами, но и закрепить за конкретными должностными лицами обязанность своевременно доводить распорядительные и иные документы до работников организации.

Организация самостоятельно определяет, в чью компетенцию входит ознакомление ответственных лиц с документами. Как правило, ознакомление с приказами входит в компетенцию лица, ответственного за ведение делопроизводства в организации. Но эта обязанность может быть возложена и на секретаря руководителя, и на лицо, ответственное за ведение делопроизводства в структурном подразделении — авторе документа, с которым необходимо ознакомить работников, и на исполнителя, подготовившего документ.

Может быть такая ситуация, когда с приказами по основной и административно-хозяйственной деятельности ознакомление производит секретарь руководителя (лицо, ответственное за ведение делопроизводства), а по личному составу — инспектор отдела кадров (лицо, ответственное за кадровое делопроизводство).

Ознакомление с распорядительными документами производиться под роспись посредством оформления визы ознакомления, включающей слова «С приказом ознакомлен(ы)», инициалов, фамилии лица, до сведения которого доводится распорядительный документ, личной подписи, даты ознакомления.

Виза оформляется на лицевой или оборотной стороне приказа. При большом количестве лиц, подлежащих ознакомлению, к распорядительному документу может прилагаться лист ознакомления с приказом.

Более подробную информацию по организации работы с распорядительными документами вы можете почерпнуть из статей старшего научного сотрудника Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Нины Капмоле, которые были опубликованы в № 7 и 9 нашего журнала за этот год. О сроках ознакомления с документами можно почитать в № 6 (статья научного сотрудника Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Натальи Новик «Ознакомление работников организации с документами: порядок, сроки»). 

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала 

оформить подписку на журнал