Документ, состоящий из нескольких листов, прошит, скреплен печатью и надписью: «В настоящем документе прошито, пронумеровано ___ листов». Как правильно снять ксерокопию с такого документа и заверить ее?

Наталия Кондакова,
специалист по внедрению систем электронного документооборота СП ЗАО «Международный деловой альянс»

В документах, устанавливающих правила составления и оформления документов, на настоящий момент не регламентирован порядок заверения копий многостраничных документов (скреплению листов, оформлению текста надписи и т.д.).

В соответствии с п. 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена. Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

В соответствии с данным положением можно сделать вывод о том, что отметка о заверении копии делается не на каждой странице, а только на последней странице с подписью.

В случае если заверению подлежит многостраничная копия документа, необходимо каким-либо образом указать количество страниц в документе. Для этого страницы документа нумеруются, указывается их общее количество.

В практике работы с документами при заверении копии многостраничного документа, как правило, поступают следующим образом:

· листы документа нумеруют, при необходимости скрепляют нитью или металлической скобкой, на место скрепления наносят бумажную наклейку;

· на наклейке оформляется отметка о заверении копии, которая включает надпись об общем количестве листов копии;

· при необходимости на заверяемой копии документа проставляется печать.

Вместе с тем допускается листы многостраничных копий документов не скреплять, а проставлять отметку о заверении копии на каждом из листов копии документа. 

Полный текст ответа на вопрос доступен только для подписчиков журнала 

оформить подписку на журнал