••• Делопроизводство: разбираемся в терминах

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала 

Ежедневно секретарь сталкивается с такими понятиями, как «делопроизводство», «реквизит», «документ» и т.п. Но то, что кажется простым и понятным вам как специалисту, может вызвать замешательство у коллег.

На основании п. 6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), организация и совершенствование системы документационного управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (в небольших по численности организациях — на специально назначенного человека). Исходя из этого именно вам придется объяснять сотрудникам что такое реквизит, чем документ по личному составу отличается от личного документа и многие другие термины и понятия, применяемые в делопроизводстве.

Предлагаем кратко рассмотреть наиболее употребляемые профессиональные термины.

В соответствии с Предварительным государственным стандартом Республики Беларусь СТБ П 2059-2010 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным и введенным в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 05.05.2010 № 19 (далее — СТБ П 2059-2010) делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами, документационное обеспечение управления.

В большей или меньшей степени почти каждый сотрудник организации к делопроизводству имеет то или иное отношение, ведь в результате выполнения должностных обязанностей он вынужден принимать какие-то решения и предпринимать действия, информация о которых документируется (записывается на различных носителях по установленным правилам). Как следствие, возникают документы: распорядительные (приказы, распоряжения, указания, решения), информационные (письма, протоколы, акты), организационные (инструкции, положения), бухгалтерские и т.д.

Исходя из этого можно сделать вывод, что документ — это документированная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, и зафиксированная на материальном носителе.

Реквизитом официального документа называют элемент его оформления. Носитель информации — материальный объект, используемый для записи и хранения информации. В данном случае в роли материального объекта может выступать бумага (документ на бумажном носителе), машиночитаемые носители (документы на машиночитаемых носителях), кино- и фотопленка (кино- и фотодокументы) и т.д.

В практической деятельности секретарь чаще всего сталкивается с письменным документом (текстовым документом, информация которого зафиксирована любым типом письма) и электронным документом (документом в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его подлинность). При этом письменные документы в подавляющем большинстве являются машинописными (то есть письменными документами, созданным посредством нанесения знаков письма техническими средствами). В некоторых случаях документ может быть рукописным (письменным документом, созданным посредством нанесения знаков письма от руки). Как правило, эти документы являются официальными — созданными юридическим или физическим лицом, оформленными и удостоверенными в установленном порядке.

Порядок создания и оформления документов регламентируется законодательными и нормативными правовыми актами Республики Беларусь, а также локальными нормативными правовыми актами (которые не могут вступать в противоречие с государственными законодательными и нормативными правовыми актами). Следовательно, можно говорить о том, что документ, оформленный с нарушениями требований, изложенных в законодательных и нормативных правовых актах Республики Беларусь, не будет являться официальным и не будет обладать юридической силой, поскольку юридическая сила документа — это свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией создавшей его организации и установленным порядком оформления. Проще говоря, если в приказе, например, будут отсутствовать реквизиты «Дата документа», «Регистрационный индекс» и «Подпись», этот документ не будет обладать юридической силой, а соответственно не сможет обязать исполнителей совершить предписанные в нем действия.

В зависимости от специфики деятельности организации, секретарь может сталкиваться не только с текстовыми документами (содержащими речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи), но и со следующими типами документов:

· изобразительными (содержащими информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта);

· графическими (изображение получается посредством линий, штрихов и светотени);

· аудиовизуальными (содержащими изобразительную и (или) звуковую информацию);

· кинодокументами (изобразительными или аудиовизуальными документами, созданными кинематографическим способом);

· фонодокументами (содержащими звуковую информацию, зафиксированную посредством системы звукозаписи);

· иконографическими (содержащими преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии);

· фотодокументами (изобразительные документы, созданные фотографическим способом).

Как правило, у секретаря как лица, ответственного за ведение делопроизводства, хранятся оригиналы документов. В соответствии с п. 3.1.27 СТБ П 2059-2010, оригинал документа — документ, созданный впервые. Другими словами, в делах секретариата хранятся подлинники официальных документов (первые или единственные экземпляры официальных документов).

В случаях, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству, локальных нормативных правовых актах, дела могут формироваться из:

· копий (документов, полностью или частично воспроизводящих информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их);

· выписок из официального документа (копий официального документа, воспроизводящих его часть, заверенных в установленном порядке);

· дубликатов (повторных экземпляров подлинников официального документа, созданных взамен утраченного или поврежденного и имеющего юридическую силу);

· дублетных документов (один из экземпляров размноженного документа).

Могут возникнуть вопросы: считается ли заверенная копия официального документа подлинным документом? В чем разница между подлинником и подлинным документом? Снова обратимся к определениям.

Пункт 3.1.25 СТБ П 2059-2010 трактует понятие подлинный документ следующим образом. Это документ, сведения о времени и месте создания которого и (или) его авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Если вспомнить, что заверенная копия официального документа — это копия, на которой проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу, то можно говорить о том, что заверенная в установленном порядке копия документа будет являться подлинным документом, но ни в коем случае не будет подлинником (поскольку подлинник — это первый или единственный экземпляр документа).

В последнее время, особенно в небольших по штату организациях, довольно часто можно столкнуться с ситуацией, когда секретарь руководителя ведет кадровое делопроизводство, вследствие чего вплотную работает с документами по личному составу. В связи с этим хотелось бы акцентировать внимание читателей на разнице между такими терминами, как документы личного происхождения, личный документ и документы по личному составу.

Документы личного происхождения — это документы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Рассмотрим следующую ситуацию. На предприятии принято решение создать исторический музей: как оно возникло, развивалось. В концепцию идеи закладывается не только рассказ о его деятельности, но и о тех, кто стоял у истоков создания, внес немалый вклад в развитие и процветание. Для этого некоторых сотрудников просят предоставить личные фотографии, аудиозаписи, возможно, некие рукописи, рисунки и т.д. Предоставленные документы и будут являться документами личного происхождения.

В отличие от документов личного происхождения, которые создаются непосредственно их владельцами, личный документ — это официальный документ, удостоверяющий личность человека и (или) его права, обязанности, служебное или общественное положение, который может содержать другие сведения биографического характера. К личным документам относятся: паспорт гражданина, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, студенческий билет и т.д.

Документы, которые отражают трудовые отношения нанимателя с работником, называются документами по личному составу.

Подводя итог, хотелось бы отметить, что уверенное владение профессиональными терминами не только положительно влияет на деловой имидж секретаря, но и значительно облегчает его каждодневную работу.