Порядок подготовки и передачи документов в Государственный архив в случае ликвидации организации

Галина Кудрякова,
главный специалист ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

Термин «ликвидация организации» подразумевает такую форму прекращения деятельности организации, которая исключает переход прав и обязанностей в порядке правопреемства другим юридическим лицам. Порядок передачи документов при ликвидации организаций определен Законом Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». При ликвидации организации действует следующая схема передачи документов на хранение.

1. Государственная организация является источником комплектования государственного архива, то есть относится к организациям Списка № 1. В этом случае при ликвидации организации документы постоянного хранения поступают на хранение в государственный архив. Документы по личному составу и документы временного срока хранения, срок хранения которых еще не истек на момент ликвидации, поступают на хранение в вышестоящую организацию. При отсутствии вышестоящей организации указанная категория организаций документы по личному составу, имеющие срок хранения 75 лет, передает в территориальный (городской или районный) архив. Документы с неистекшими сроками временного хранения в соответствии с Законом об архивном деле также передаются в территориальный (городской или районный) архив.

2. Государственная организация не является источником комплектования государственного архива, то есть относится к организациям Списка № 2. У организаций Списка № 2 не создаются документы постоянного хранения. В процессе деятельности этой категории организаций образуются только документы временного хранения, самый большой срок хранения — 75 лет — имеют некоторые виды документов по личному составу. При ликвидации организации Списка № 2 документы по личному составу 75-летнего срока хранения и документы временного хранения, срок хранения которых еще не истек, поступают на хранение в вышестоящую организацию (при ее наличии). При отсутствии вышестоящей организации документы по личному составу, имеющие срок хранения 75 лет, поступают на хранение в территориальный (городской или районный) архив. В соответствии с Законом об архивном деле при отсутствии вышестоящей организации документы с неистекшим временным сроком хранения также должны поступать на хранение в территориальный (городской или районный) архив.

3. Все организации негосударственной формы собственности и индивидуальные предприниматели при прекращении своей деятельности в обязательном порядке передают документы постоянного хранения и по личному составу со сроком хранения 75 лет в территориальные (городские или районные) архивы на хранение. Документы временного хранения, сроки хранения которых не истекли к моменту ликвидации, также должны быть переданы на хранение или в территориальный (городской или районный) архив, или в архив учредителя (участника). Как показывает практика, территориальные (городские или районные) архивы принимают на хранение документы постоянного хранения и по личному составу со сроком хранения 75 лет. Документы с неистекшим временным сроком хранения остаются на хранение у учредителя (участника). 

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала 

оформить подписку на журнал