Школа секретаря Урок 4. Работа секретаря с исходящей корреспонденцией. Порядок ее обработки и отправки

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный профессионально-технический колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Исходящие документы — это документы, разработанные внутри предприятия и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих документов) вышестоящей организации или ведомства.

К числу исходящих документов относятся главным образом ответные письма, излагающие согласие либо отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Получив документ для отправки, прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи, даты, заголовка, адресования, наличие отметки об исполнителе, наличие всех страниц документа и приложений.

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются не менее чем в 2 экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в 1 экземпляре. Копия (отпуск) исходящего документа, заверенная в установленном порядке исполнителем или секретарем, остается в учреждении и подшивается в дело.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами организации. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть представлены и другие документы, на основании которых был составлен проект исходящего документа.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. 

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала 

оформить подписку на журнал