Школа секретаря Урок 3. Учимся обрабатывать входящие документы

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный профессионально-технический колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Все мы знаем: для того чтобы найти документ, информацию о нем необходимо сохранить и закрепить на материальном носителе. В организацию поступает большое количество документов, поэтому секретарю нужно знать, какие из них будут направлены руководителю, какие следует сразу передать исполнителям в структурные подразделения, а какие сначала зарегистрировать и перенести на машинный носитель, а затем уже переслать по электронной почте адресату.

Входящие документы — это документы, поступающие на предприятие извне по различным каналам связи. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, телефону, электронной почте. Но независимо от способа доставки каждый из них должен быть рассмотрен, зарегистрирован, по нему должно быть принято решение.

В крупных учреждениях обработка входящих документов проводится централизованно экспедициями или канцелярией, в небольших — секретарем. Представляем вашему вниманию порядок работы секретаря с входящими документами организации.

Общая организация работы с входящими документами выглядит следующим образом:

— сопровождение и доставка с почтового узла (получение по другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей в адрес предприятия;

— первичная обработка (распаковка, учет, сортировка);

— регистрация документов (проставление регистрационного индекса и даты);

— подготовка документов на доклад руководителю;

— рассмотрение документов, оформление резолюций;

— регистрация резолюции, при необходимости постановка на контроль;

— исполнение и контроль исполнения;

— прием исполненного документа и снятие его с контроля;

— проставление отметки об исполнении документа;

— подшивка исполненного документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.