Хранение, учет, использование и порядок передачи на архивное хранение личных дел работников организации

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала «Секретарское дело»

В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, документы личного дела каждого работника помещаются в отдельную обложку. На обложке в обязательном порядке указываются:

— наименование вышестоящей организации (при ее наличии);

— наименование организации;

— наименование структурного подразделения;

— заголовок дела;

— индекс дела;

— дата заведения личного дела.

Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, регистрационным индексом — регистрационный индекс дела согласно журналу учета личных дел. Если фамилия работника после оформления обложки личного дела была изменена, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней. Датой заведения личного дела будет дата первого документа, подшитого в данное дело. После увольнения работника, перед передачей личного дела на хранение в архив организации, обложка дела уточняется: на ней проставляется дата окончания дела (дата последнего документа, подшитого в данное дело), количество листов дела, срок хранения.

Пункт 19 Инструкции определяет местом хранения личных дел работников кадровую службу. Но достаточно распространена ситуация, когда в организации нет кадровой службы, а выполнение ее функций возлагается на кого-либо из сотрудников (как правило, на секретаря руководителя). В этом случае личные дела работников будут храниться в том структурном подразделении, к которому относится сотрудник, выполняющий обязанности по ведению кадрового делопроизводства.

Личные дела должны храниться в надежно запираемом шкафу, отдельно от других дел. Они систематизируются либо по регистрационным номерам, либо по алфавиту. Личные дела работников подлежат строгому учету, для чего лицо, ответственное за их ведение, заводит журнал учета личных дел. Инструкция не содержит указаний на то, на каком носителе необходимо заводить журнал — электронном или бумажном. Журнал учета личных дел вносится в номенклатуру дел того структурного подразделения, к которому относится сотрудник, ответственный за его ведение. Обложка журнала оформляется согласно общим требованиям к оформлению обложек дел, изложенными в гл. 13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 19.01.2009 № 4.