Школа секретаря Урок 2. Общие правила регистрации и индексации документов

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный профессионально-технический колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Для секретаря одним из важнейших этапов работы с документами является их регистрация. Предварительный государственный стандарт Республики Беларусь «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный и введенный в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 05.05.2010 № 19, определяет понятие «регистрация» следующим образом: это фиксация факта создания, получения либо отправки документов путем присвоения им порядковых номеров и записи сведений о них в регистрационных формах.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, поскольку фиксирует факт его создания, отправки или получения. Цель регистрации — учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по ним.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или получения. Регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе или регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе ДОУ. Регистрация включает проверку полноты реквизитов документа, соответствия его содержания сопроводительным документам и внесение данных первичного учета в регистрационный журнал или регистрационно-контрольную карточку для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

На всех без исключения входящих документах в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп (реквизит «Отметка о поступлении»). Если лицо, ответственное за обработку входящих документов, не вскрывает конверт, то штамп ставится на конверте.

При регистрации документов следует помнить, что они могут быть зарегистрированы только один раз и в одном месте (в канцелярии, общем отделе либо секретарем). Таким образом будет соблюдаться однократность — основной принцип регистрации.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал