••• Регистрация документов организации

Ксения БЕЛОВА

Программа «Регистрация документов организации 3.5» — находка для секретаря любой компании. Она предназначена для учета входящей и исходящей корреспонденции и внутренних документов организации.

В приложении вы можете хранить сведения обо всей корреспонденции компании, а также информацию о любых внутренних документах (приказах, распоряжениях и т.д.). Все они находятся в журналах регистрации документов, найти нужный не составит никакого труда. При этом любой журнал можно одним кликом мышки вывести на печать в привычных и всем знакомых форматах Word (Writer) и Excel (Calc).

Данные о каждом входящем, исходящем или внутреннем документе представлены наглядно в «Карточке соответствующего документа», которую также можно вывести в Word (Writer), а затем отформатировать и распечатать при необходимости. Если имеющиеся в программе шаблоны вам не подходят, вы можете без труда создать собственный — такая возможность также предусмотрена в программе. Формат документа настраивается по вашему усмотрению, в соответствии с нормами и правилами вашей компании.

Будучи пользователем данной программы, в ежедневной рабочей суете вы никогда не забудете про контрольный срок неисполненного документа. И для этого вам не потребуется каждый день перебирать целую гору бумаг, поскольку программа обо всем напомнит вам! Оповещения о важных неподписанных или нерассмотренных документах получают только уполномоченные должностные лица, ведь настройка производится отдельно для каждого пользователя.

В приложении предусмотрена поддержка работы со сканером, что позволит легко загружать скан-копии оригиналов документов. Также есть возможность потокового сканирования при использовании сканера, поддерживающего автоматическую подачу листов.

Доступ и работа с программой «Регистрация документов организации 3.5» строго регламентированы: реализованы 3 уровня доступа — административный, пользовательский и только для просмотра (без права внесения изменений) в зависимости от разрешенных пользователю функций. Функция «Видеть только свои документы» предусматривает разделение документов между исполнителями, исключая при этом просмотр и исправление чужих. Также программа умеет формировать произвольные документы по нужным вам шаблонам, чтобы внешний вид был именно таким, как принято в вашей компании (документы формируются программой на основе шаблонов *.dot в MS Word или в OpenOffice Writer).

Удобная командная работа над документами обеспечена поддержкой режима работы по сети и возможностью разграничения прав. Ответственные за исполнение документов должностные лица благодаря функции оповещения будут вовремя уведомлены о поступлении к ним новых заданий — в программе есть функции отправки уведомлений по e-mail с возможностью привязки файлов, хранения сообщений и поиска по ним.

Для некоторых компаний может пригодиться такая функция, как ведение в одной программе документов нескольких фирм. К тому же здесь любую нужную информацию легко получить для анализа: приложение сделает отбор данных по различным критериям и сформирует необходимые отчеты.

«Регистрация документов организации 3.5» распространяется бесплатно и без каких-либо ограничений. Для установки ее нужно скачать по ссылке http://www.araxgroup.ru/doks.exe и далее следовать инструкции.