••• Школа секретаря. «Школа секретаря» снова открывает двери

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный профессионально-технический колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Разумеется, вы хотите стать идеальным секретарем. Ведь именно поэтому у вас в руках наш журнал. Но для того, чтобы желание стало реальностью, нужно научиться профессионально решать множество проблем и задач. Бесспорно, каждая из вас умна, привлекательна и опытна. Но в битве за звание «Самого Лучшего Секретаря» победит именно та девушка, которая знает немного больше, выглядит немного лучше и имеет немного больше опыта.

Изучение секретарского дела имеет образовательное и воспитательное значение. Основной задачей наших занятий является обучение квалификационному выполнению функций секретаря по организационному, информационному и документационному обслуживанию руководителя, ознакомление с работой делового учреждения, получение представления о работе современного офиса.

Наши материалы составлены на основе требований квалификационных характеристик по профессии секретарь, изложенных в Квалификационном справочнике должностей служащих, действующих нормативно-методических документах, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности в Республике Беларусь.

Изучая литературу по секретарскому делу и делопроизводству ведущих специалистов в области документоведения нашей страны, а также опыт зарубежных авторов, исходя из своего опыта преподавания, мы стараемся каждую тему представлять таким образом, чтобы вызвать интерес читателей, побудить их к самостоятельным занятиям с привлечением дополнительной литературы, научить проявлять инициативу и самим находить ответы на многие вопросы.

Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение жизни приходилось составлять документы. Работающие же в управленческом аппарате постоянно имеют с ними дело: составляют, оформляют, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. Организация и ведение делопроизводства требует профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу на предприятии выполняют специальные подразделения (службы ДОУ), а в небольших организациях и фирмах — секретари.

В прошлом году в рамках «Школы секретаря» мы изучили, с какими документами работает секретарь, как правильно их составлять и оформлять. В нынешнем мы продолжим постижение тонкостей профессии и секретов мастерства, шаг за шагом будем двигаться к вершинам секретарского дела и рассмотрим такой важный и сложный вопрос, как организация документооборота.

Совокупность ряда работ с документами, начиная с момента их создания вплоть до передачи на хранение в архив или выделения к уничтожению, определяется понятием «документооборот». Более подробно документооборот, а также на какие группы разделяется документопоток организации, как учитывается объем документооборота, мы рассмотрим в одной из последующих статей. Кроме того, мы узнаем о правилах организации документооборота, этапах технологической обработки и движения документов, путях совершенствования документооборота и сокращения сроков прохождения документов внутри организации.

Справиться с потоком документов, быстро найти требуемый и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность можно только при правильной постановке делопроизводства в учреждении. Все эти вопросы также будут рассмотрены на страницах журнала в статьях, посвященных созданию справочного аппарата, организации контроля исполнения документов и поручений руководителя. Мы поговорим о журнальной, карточной и электронной формах регистрации документов, когда целесообразно их применять, формировании контрольной картотеки, правилах постановки на контроль документов и поручений руководителя, типовых и индивидуальных сроках исполнения документов.

Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности, будь то бизнес, политика, наука и др., зависит от множества факторов. В их числе — умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ, представить его руководителю, передать исполнителю и т.д. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любым учреждением при работе с документами. В ежедневной же практике работникам службы ДОУ приходится решать огромное количество вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и др. Этим вопросам также будет посвящен ряд публикаций.

Одно из занятий мы посвятим основным требованиям к работе секретаря по оперативному хранению документов. Мы поговорим о принципах формирования дел, их оформлении, о том, где и как они хранятся до передачи в архив, рассмотрим особенности оперативного хранения документов в электронном виде.

Наша школа окажет неоценимую помощь как начинающему специалисту, так и опытному секретарю. Надеюсь, читая журнал, вы поймете, что секретарь — это яркая, неординарная личность, владеющая профессиональным мастерством, умеющая быстро находить выход из различных нестандартных ситуаций, обладающая определенным складом характера.

Сегодня наступило время для профессионалов. Поэтому приглашаем вас в «Школу секретаря»!