Номенклатура дел организации. От теории к практике

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала «Секретарское дело»

Номенклатура дел — это одна из важных частей фундамента, на котором базируется грамотное ведение делопроизводства в любой организации независимо от формы ее собственности. В общепринятом понимании номенклатура (от лат. nomenklatura) — некий список, перечень. По сути номенклатура дел и есть список дел организации, составленный и оформленный в определенном порядке.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, рассматривает номенклатуру дел как систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (п. 150 Инструкции по делопроизводству).

Для чего же составляется номенклатура дел в организациях? Инструкция по делопроизводству дает достаточно четкое разъяснение на этот счет:

— для группировки исполненных документов в дела;

— для систематизации, индексации и учета дел;

— для определения сроков хранения дел;

— для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

— для составления актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению;

— для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

Иными словами, номенклатура дел — это первичный учетный документ, который заводится в организации с целью обеспечения сохранности документов, упорядочения работы с делами и документами, а также грамотной организации документооборота.

Нормативно-инструктивные документы устанавливают 3 вида номенклатуры дел:

— типовая (устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер);

— примерная (устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер);

— номенклатура дел организации (перечень заголовков и дел, заводимых в конкретной организации в делопроизводственном (календарном) году).

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал