Использование в работе перечней документов с указанием сроков хранения

Наталья Новик,
научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

Согласно ст. 25 гл. 6 Закона Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от формы собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению. Руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций несут личную ответственность за состояние делопроизводства на порученных участках работы.

Нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению, законодательно закреплены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. Одним из основополагающих разделов работы с документами является разработка номенклатуры дел организации.

Номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Сроки хранения дел определяются согласно действующим перечням типовых документов и (или) ведомственным перечням документов с указанием сроков хранения, иными актами законодательства Республики Беларусь, даются ссылки на соответствующие пункты и (или) статьи перечней. Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются центральной экспертной комиссией или экспертной комиссией организации по согласованию с органами и учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций).

Существуют перечни типовых документов с указанием сроков хранения и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал