Школа секретаря. Урок 9. Характеристика справочно-информационных документов. Учимся составлять письма

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный профессионально-технический колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы. Они выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам, не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность их состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя структурного подразделения к заместителю руководителя или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например, переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

К справочно-информационной документации относятся справки, докладные записки, предложения, объяснительные записки, заявления, представления, все виды переписки, включая служебные письма, телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения, факсимильные сообщения и др. Главной целью этой группы документов является обеспечение информацией и подтверждение каких-либо фактов.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал