Школа секретаря. Урок 6. Требования к бланкам документов

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный профессионально-технический колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

В любой сфере деятельности успех зависит от многих факторов. В их числе — умение надлежащим образом представить и преподнести информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ. От того, насколько профессионально оформляется и ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Немаловажное место в делопроизводстве занимает бланк организации, поскольку он является основным документом в ее работе. Современный дизайн оформления бланка, «фирменный» стиль, качественная бумага, полный набор сведений об организации, правильное и грамотное их расположение на листе особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

Сегодня мы изучим с вами, какие бланки рекомендуется использовать для организации, ее структурного подразделения, должностного лица. В статье вы найдете сведения о создании, хранении, использовании бланков, а также нормативно-методическую базу документов, которые регламентируют создание и дальнейшую работу с бланками различных видов документов.

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной. Использование бланков снижает затраты на изготовление документа, уменьшает количество возможных ошибок при его составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование бланков облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид. Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа организации. Поэтому бланк можно назвать ее визитной карточкой.

Нормативно-методической базой устанавливается 2 вида бланков, разрабатываемых в соответствии с СТБ 6.38-2004: бланк для письма и общий бланк. На общих бланках оформляются распорядительные (приказы, указания, постановления, распоряжения и др.), организационные (положения, правила, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоколы, справки и др.). Допускается изготовление на основе общего бланка специальных бланков для конкретных видов ОРД, например, бланка для приказов (в случае, если их объем превышает 200 документов в год). Бланк для письма используется исключительно для оформления писем.

Для изготовления бланков СТБ 6.38-2004 определяет 2 формата: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Большая часть документов составляется на бланках А4. Для небольших по объему текстов документов (например, писем, справок) используются бланки формата А5.

Бланк должен иметь поля: левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм. При этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланке не обязательно.

Все бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. При этом длина строки надписи на бланке не должна превышать 73 мм. При продольном варианте реквизиты располагаются посередине листа в верхней его части без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал