Позитивные мысли по поводу уничтожения документов

Галина Кудрякова,
главный специалист общего отдела ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

Начало года всегда настраивает на приятные мысли. Мы планируем что-то сделать, куда-то съездить, с кем-то встретиться, осуществить то, что не удалось или что не успели сделать в году прошедшем. В этом позитивном контексте мысли о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения не имеют драматического оттенка. Может быть, вам и покажется, что начало года не совсем подходящее время для их уничтожения. Однако обращаю ваше внимание на тот факт, что точкой отсчета для определения срока хранения многих документов является время проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. В большинстве случаев этот срок составляет 3 года после проведения такой проверки.

Точкой отсчета является не дата проведения налоговой проверки, а 1 января года, который следует за годом ее проведения. Например, налоговая проверка проходила 3 марта 2008 г. Зачастую в организациях считают, что документы, срок хранения которых составляет 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, можно будет выделить к уничтожению уже после 3 марта 2011 г. Однако на самом деле выделить их к уничтожению можно только после 1 января 2012 г. Нужно отметить, что это требование Государственной архивной службы Республики Беларусь отражено в п. 208 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, в следующей редакции: «Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт».

Таким образом, начало года самое подходящее время, чтобы выделить к уничтожению дела и документы, срок хранения которых уже истек.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал