«Подводные рифы» факсимиле

Николай Пилипцов,
юрист

Во многих организациях проблема своевременного оформления документов из-за частого отсутствия на рабочем месте директора, чья подпись бывает жизненно необходима для того, чтобы механизм фирмы работал, как швейцарские часы, стоит достаточно остро. При этом большинство текущих хозяйственных операций выполняют совсем не руководители. Для этого имеются специально обученные люди, в должностные обязанности которых входит оформление всех необходимых бумаг. Проставление же подписей вышестоящих лиц на документах носит достаточно формальный характер.

Конечно, случаи, когда «сам» всегда на посту, тоже имеют место. Однако это все-таки это исключение, которое только подтверждает общее правило. Встречи, переговоры, презентации, бизнес-ланчи, командировки... Неотложные дела могут надолго вырвать шефа из родного офиса. Как же быть, чтобы и директор не чувствовал себя привязанным, и «жизнедеятельность» организации не замирала после того, как за ее первым лицом захлопывается дверь?

Возможно, некоторые из наших читательниц удивятся, но существует простое и, на первый взгляд, универсальное решение данной проблемы. Во время отсутствия должностных лиц организации, имеющих право подписи документов, вместо «живых» подписей использовать их факсимиле. Напомним, что факсимиле — это клише (т.е. печать), которое воспроизводит личную подпись определенного лица. Более того, современные технические устройства позволяют «слепить» и почти неотличимое от оригинала электронное факсимиле. Но в любом случае с помощью факсимиле производится своеобразная... подделка подписи.

«Так это же нарушение закона!» — может сказать не очень искушенный в юридических вопросах человек. Но криминалом здесь и не пахнет, и вот по каким причинам.

Во-первых, отечественное законодательство использование факсимиле разрешает, хотя и в ограниченном числе случаев (об этом чуть ниже). А во-вторых, применять подобную «подделку» можно только в строгом соответствии со специальной инструкцией об использовании таких печатей, утвержденной руководителем, где указаны как работники, ответственные за их хранение (секретарь приемной, личный помощник руководителя), так и сотрудники, имеющие право проставлять факсимиле на документы.

Еще лучше, если в той же инструкции будет прописан перечень документов, подписи на которых могут быть заменены на факсимиле, да еще с уточнением, кто что имеет право «факсимилировать».

Итак, вроде бы решение найдено: надо изготовить факсимиле подписей всех ответственных работников, подписи которых могут понадобится в их отсутствие, составить инструкцию по их использованию и после этого спать спокойно, т.е. работать без проблем. Однако не все так просто. Сразу же возникает вопрос: а для всех ли документов можно применять такой «нетрадиционный» способ подписи? Другими словами, будут ли иметь юридическую силу документы, подписанные с помощью факсимиле?

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал