Утверждена Инструкция об организации работы с документами в электронном виде в архиве организации

Никита Молчанов,
юрист

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.06.2010 № 36 утверждена Инструкция об организации работы с документами в электронном виде в архиве организации, которая вступает в силу с 21 января 2011 г., вместе в новым Законом Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-3 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». С той же даты утратит силу Типовое положение об архиве электронных документов организации, утвержденное постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 29.04.2004 № 5.

В новой Инструкции учтены требования Закона Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-ХII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» и иных актов законодательства Республики Беларусь. Среди наиболее важных из таких актов выделим Инструкцию по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, гл. 18 которой посвящена особенностям работы с документами в электронном виде.

В частности, п. 218 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь установлено, что форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются организацией самостоятельно, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь. При этом используемые форматы должны обеспечивать подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде и полноту сведений о способах их создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения.

Более того, согласно п. 220 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов, а их расположение и оформление в формуляре документа в электронном виде при его внешнем представлении должно соответствовать требованиям, установленным данным нормативным актом. Некоторое удивление вызывает тот факт, что в новом Законе об электронном документе и электронной цифровой подписи об этом не сказано ни слова, а единственный реквизит электронного документа, который в нем упоминается, — это электронная цифровая подпись.

Рассмотрим основные положения Инструкции № 36 подробнее.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал