Электронная почта в организациях Республики Беларусь: практика и проблемы использования

Андрей Сукач,
заведующий отделом документоведения БелНИИДАД

Возможность обмена документами без использования бумажных носителей информации приводит к тому, что во многих организациях электронная почта постепенно вытесняет бумажную переписку. Популярность электронной почты обусловлена рядом факторов, среди которых:

— высокая скорость пересылки информации;

— низкие затраты на создание и пересылку информации, в том числе отсутствие затрат на бумагу, конверты и т.д.;

— удобство составления, в том числе возможность многократного использования заранее составленных электронных шаблонов;

— возможность многократного использования и размножения пересылаемой информации.

Учитывая широкое распространение электронной почты, возникает закономерный вопрос: каковы практика и проблемы ее использования в организациях Республики Беларусь?

Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) было проведено исследование практики использования электронной почты в деятельности организаций Республики Беларусь, в процессе которого было опрошено 75 государственных органов и организаций различных форм собственности и организационно-правовых форм из более чем 20 отраслей экономики и сфер деятельности. Проведенное исследование выявило следующие факты и тенденции.

Несмотря на широкое использование электронной почты документальное закрепление порядка работы с ней осуществляется не во всех организациях. Около 16% респондентов отметили, что порядок работы с электронной почтой в организации вообще не регламентирован, а в 19% случаев определяется лишь устными указаниями руководства.

В организациях, стремящихся регламентировать порядок использования электронной почты, его документальное закрепление осуществляется в различных локальных правовых актах: инструкции по делопроизводству, инструкции по работе с электронной почтой, инструкции по информационной безопасности, приказах руководителя и т.д. При этом нередко порядок использования электронной почты закрепляется не в одном документе, а в нескольких (разные по характеру вопросы отражаются в разных документах).

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал