Электронный документооборот: новые понятия

Электронный архив — это упорядоченное хранение документации с использованием компьютера. В простейшем случае это может быть хранение файлов содержимого документа в директориях жесткого диска. Упорядоченность определяют структура директорий и имена файлов. Такой архив доступен каждому пользователю на его рабочем компьютере. Однако, по мере увеличения числа файлов, архив начинает напоминать книгу без содержания. Чтобы найти необходимый документ, пользователь вынужден открывать и просматривать файлы в соответствующих приложениях (MS Word, MS Excel или др.). Решение этой проблемы давно найдено, оно применяется при ведении бумажных архивов — создание картотеки документации. Аналогично в электронном архиве используется электронная карточка документа, содержащая основные характеристики документа и краткое описание его содержания.

Введение электронной карточки документа позволяет не только упростить поиск нужного документа, но и обеспечивает возможность ведения электронных карточек бумажных документов. Это достигается путем заполнения специального поля, определяющего место хранения бумажного документа. Таким образом, электронный архив — электронная картотека документации, обеспечивающая поиск и хранение электронных (или определение местоположения бумажных) документов.