Составляем номенклатуру дел организации

Галина КУДРЯКОВА,
главный специалист общего отдела ГУ «Главное хозяйственное управление»
Управления делами Президента Республики Беларусь

Декабрь — не только последний месяц календарного года, это еще и последний месяц года делопроизводственного. Помимо окончания различных дел чрезвычайно важно завершить работу над составлением номенклатуры дел организации на будущий год. В первый же день нового года в структурных подразделениях организации номенклатура дел должна быть, чтобы в соответствии с ней сотрудники могли завести и оформить новые папки, куда положат первые рожденные в новом году документы. Прочитав эти строки, кто-то из новичков делопроизводственной службы подумает: «Так, оказывается, номенклатура дел нужна только для того, чтобы завести папки для новых документов». Эта мысль будет правильной лишь отчасти. Номенклатура дел нужна для того, чтобы все без исключения документы в процессе жизнедеятельности организации формировались в дела строго в соответствии с ней. Для чего? Это станет понятным после прочтения данной статьи.

Составление номенклатуры дел организации — дело не одного дня, требуется тщательная, кропотливая работа, поэтому лучше всего начать в ноябре.

Основную ответственность за составление номенклатуры дел организации несет служба документационного обеспечения управления (далее — ДОУ) (канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.). Но заведующий архивом организации либо лицо, ответственное за архив, ни в коем случае не должны оставаться в стороне от этого процесса по одной простой причине: номенклатура дел — это основа для наведения порядка в работе с документами.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в процессе деятельности организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Таким образом, исходя из определения, в работе над номенклатурой дел можно выделить два главных момента:

– номенклатура — это не просто перечень дел, это систематизированный перечень;

– в номенклатуре в обязательном порядке должны быть определены сроки хранения дел, образующихся в процессе деятельности организации.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал