Вопрос читателя — ответ специалиста

Нужно ли проставлять регистрационный индекс на каждой копии/экземпляре исходящего письма, если оно рассылается по нескольким адресатам? Нужно ли при этом на каждой копии письма указывать конкретного адресата, которому направляется письмо?

На копиях исходящих писем, отправляемых разным адресатам, также как и на оригинале письма должны стоять дата и регистрационный индекс.

Регистрационный индекс должен быть проставлен на оригинале отправляемого письма после его подписания, затем с данного письма можно сделать факсимильные копии (ксерокопии) и при необходимости заверить их печатью (например, если письмо оформлено на бланке с изображением Государственного герба Республики Беларусь).

Что касается указания адресатов, то по общему правилу на оригинале письма указываются конкретные адресаты, которым оно направляется. При этом на письме их можно указывать не более четырех.

На письмах, направляемых более чем в четыре адреса, приводится, как правило, их обобщенное наименование, например: «Республиканские органы государственного управления», «Акционеры ОАО «Гротеск-М» и т.д. Для документов, направляемых более чем в четыре адреса, составляется список на рассылку.

Вместе с тем, допускается изготавливать несколько экземпляров письма, на каждом из которых будет указан конкретный адресат, которому направляется экземпляр письма. В таком случае на каждом экземпляре также должны быть проставлены дата и регистрационный индекс. Слово «экземпляр» на письме не приводится.