Как составить должностную инструкцию

Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

В каждой организации независимо от формы собственности приказом должен быть назначен сотрудник, ответственный за работу архива. Для организации есть только два возможных варианта:

1. ввести в штатное расписание должность заведующего архивом или любую другую должность, предполагая, что этот работник будет заниматься архивом;

2. возложить обязанности ответственного за архив организации как дополнительные к основным обязанностям на сотрудника любого подразделения. Как правило, эта обязанность возлагается на работника службы документационного обеспечения управления, отдела кадров, бухгалтерии, т.е. тех подразделений, которые имеют непосредственное отношение к документам организации. Однако в каждой организации руководитель принимает решение исходя из своих соображений. Известны примеры, когда ответственность за архив возлагалась на работника отдела материально-технического обеспечения, сметно-технического отдела и др.

Возложение обязанностей заведующего архивом на сотрудника обязательно нужно закрепить в должностной инструкции работника.

В качестве примера приведем должностную инструкцию заведующего архивом (ответственного за архив).