••• Секретари в международном формате

Марина КРУПЕНЬКО

«Десять лет назад нам были нужны секретари, быстро печатающие и хорошо знающие компьютер. Сегодня скорость печати отошла на второй план. То, что важно сегодня для профессионального администратора, — это его многофункциональность, умение планировать, анализировать, предлагать, координировать и принимать решения, а не просто выполнять указания».

Лора Смит, вице-президент по управлению персоналом, Edelman Public Relations, Washington D.C.

С каждым годом требования к офисным работникам выше, а круг их обязанностей — все шире. Капризы экономических запросов порой непредсказуемы. Прогресс требует скорости и гибкости мышления, начальник ждет верного исполнения заданий, а клиенты — понимания.

Вот уже более шестидесяти лет Международная ассоциация офисных работников помогает административным труженикам достигать своих целей в карьерном росте благодаря повышению уровня знаний, нахождению сотрудников с общими интересами и развитию общения между ними. Образовательные программы Ассоциации определяют отраслевые стандарты, позволяют развивать профессиональные умения и навыки, старшие коллеги делятся знаниями и помогают младшим построить свой мост на сваях опыта прошлых поколений. Благодаря тренингам и семинарам есть возможность идти в ногу со временем, не проводя жизнь в режиме ожидания удачного момента, благоприятной ситуации или расположения босса. А периодические публикации и общение на интернет-форумах позволяют секретарям знать, чем дышит офис сегодня и быстро решать текущие вопросы.

Международная ассоциация офисных работников (International Association of Administrative Professionals, сокращенно IAAP) родилась в 1942 году в США.

Толковый словарь «Менеджмент и экономика труда» дает такое определение IAAP: «Некоммерческая международная организация, ставящая своей целью повышение профессионализма работников офиса путем проведения семинаров и образовательных программ, распространения информации о новейших технологиях делопроизводства и обработки информации и т.д.; членами организации являются секретари, администраторы, специалисты по подбору информации и т.п.; создана в 1942 году как американская организация; первоначально действовала под названием «Национальная ассоциация секретарей; современное название приобрела в 1998 году».

Сейчас организация насчитывает около 40 000 участников и 600 филиалов по всему миру. В качестве своей миссии она рассматривает успешный карьерной рост административных работников посредством образования, профессионального общения и развития личных качеств, необходимых в работе.

Главными ценностями IAAP являются:

• порядочность, которая проявляется в честности, ответственности и высоких этических номах личности;
• уважение, заслуживаемое благодаря своему профессионализму в делах, умению выслушать, понять собеседника, в осознании себя как звена общей цепочки системы внутренней коммуникации;
• быстрая адаптация, достигаемая внутренним позитивом и креативным, гибким мышлением;
• коммуникабельность и открытость с работниками всех уровней, что позволяет построить прочные отношения как с подчиненными, так и с директорами;
• осознанность, когда вы должны четко определить свои цели, развивая именно те качества, которые вам помогут в их достижении, а ваш труд в результате будет становиться более и более эффективным.

Сложно переоценить работу офисного работника: звонки, бумаги, новости, отчеты, поток людей в совокупности способны свести с ума любого человека. С целью оценить вклад и усилия секретарей на рабочем месте и поспособствовать популяризации среди населения секретарских и административных должностей в США в 1952 году Национальной ассоциацией секретарей был впервые отпразднован День секретаря.

В 2000 году этот праздник (Professional Secretaries Day) перерос в День профессиональных административных работников (Administrative Professionals Day). Сегодня он по-прежнему активно отмечается в США, проводится в среду последней полной недели апреля. Именно его считают своим днем секретари, офис-менеджеры и помощники руководителей во многих других странах мира (большинство стран отмечают праздник в тот же день, что и США), за исключением Австралии, где День секретаря празднуют в первую пятницу мая, Новой Зеландии (последняя среда апреля), Пакистана (третья среда апреля), Папуа-Новая Гвинея (четвертая пятница апреля), Южной Африки и Зимбабве (первая среда сентября).

В День секретаря во многих компаниях мира в честь секретарей устаиваются праздничные обеды, они освобождаются от рутинной работы, а их руководители традиционно преподносят цветы, конфеты и другие приятные мелочи в качестве подарков.

В преддверии торжества, чтобы офисная вечеринка действительно принесла радость всем и не омрачила вашу дальнейшую карьеру, предлагаем на заметку советы Марины Альбертовны Орловой, члена Международной ассоциации профессиональных администраторов, США.

1. Одежда имеет значение. Хотя это и вечеринка, но если она проводится в офисе, ваш выбор одежды должен соответствовать деловым стандартам. Это означает, что женщинам не рекомендуются слишком короткие юбки, глубокие вырезы и чрезмерно облегающие силуэты. Мужчинам лучше отказаться от джинсов и рубашек с воротом, расстегнутым более чем на одну пуговицу. Если мероприятие проводится за пределами офиса, ваш наряд может быть более праздничным.

2. Ухоженность — правило на все времена. Чистота, опрятность и аккуратность важнее, чем покрой и цвет одежды. Ухоженность относится не только и не столько к одежде. В рабочее время люди вынуждены общаться друг с другом, хотят они того или нет. В неофициальной обстановке у нас есть право выбора, однако и ухоженность, требующую особого внимания к концу трудного рабочего дня, никто не отменял. Женщинам следует внимательнее отнестись к ароматам, а мужчинам рекомендуется побриться, так как эффект утренней процедуры, увы, не вечен.

3. Работа может подождать. Если нет необходимости, не говорите о рабочих проблемах. Офисные праздники — это все же время для отдыха. Однако вполне может случиться, что ваш босс во вступительном слове захочет затронуть некоторые деловые аспекты. В этом случае не будьте категоричны и следуйте предложенному ходу событий.

4. Оставьте иерархию для бизнеса. Несмотря на то, что вечеринка — офисное мероприятие, многие служебные границы стираются. Нужно ли на вечеринке проявлять должное уважение к руководству? Конечно. Можно ли секретаря превращать в повара или официантку? Однозначно нет. Оставьте служебные роли для работы. В неофициальной обстановке все социально равны.

 5. Не давайте повода для слухов. Как бы вам ни хотелось посвятить все время одному человеку, разумнее будет равномерно распределить его между всеми присутствующими, чтобы не давать повода для лишних разговоров. По этой же причине мужчинам не стоит весь вечер танцевать с одной дамой.

6. Осторожнее с алкоголем. Не хочется омрачать ваше предпраздничное настроение, но кто предупрежден, тот вооружен. Вечеринка рано или поздно закончится, а вам предстоит встреча с вашим боссом и коллегами на следующее утро. Если не остановитесь вовремя, то в лучшем случае вам будет неловко за себя. Но еще хуже, если о том, что было накануне, вам расскажут ваши коллеги. Чтобы предотвратить подобный исход, сотрудникам во время вечеринки нужно тактично помогать друг другу выглядеть достойно.

7. Для гостей — свои правила. Если на офисную вечеринку приглашены гости и супруги работников, то для них тоже есть определенные правила, например, та же форма одежды, что и для сотрудников. Кроме того, существуют правила участия в общих и частных разговорах. Супругам сотрудников не следует использовать мероприятие для того, чтобы намекать начальству, что их половина слишком много работает или что ей не доплачивают. Каждый приглашенный гость должен на некоторое время «забыть» все, что он знает о сослуживцах своего спутника из частных бесед. Не стоит слишком смеяться над чужими шутками, так как они могут иметь скрытый смысл, понятный только посвященным. Главное правило для гостя — не смущать и не ставить в неловкое положение того, кто его пригласил. В свою очередь сотрудник, приглашающий гостя, должен тактично дать знать последнему о существующих «неписаных» правилах.

8. Танцуют все! Даже если сотрудник пришел с гостьей или супругой, это не значит, что танцевать нужно только с ней. Правильно будет пригласить как можно больше других присутствующих дам. Однако первый и последний танец принадлежит гостье или супруге.

Помните, что офисный праздник — это продолжение деловой жизни!