••• Что в имени тебе моем?

Ольга ГРАДИНАР

На днях у моего одноклассника родилась дочь. Счастливый свежеиспеченный отец тут же сообщил мне радостную новость во всех подробностях: рост, вес и даже фотографию драгоценной малютки двух часов от роду показал. А вот на вопрос о том, как назовут новую гражданку Беларуси, вразумительный ответ он дать затруднился…

Выбирая имя для ребенка, родители могут месяцами перелопачивать груды литературы, консультироваться с астрологами и родственниками до седьмого колена, спорить с пеной у рта, с трудом балансируя на грани ссоры. А в результате многие дети, подрастая, начинают жалеть, что их назвали так, а не иначе, совершенно не отдавая должного затраченным на выбор имени усилиям.

Когда мы заходим в Интернет и регистрируемся на каком-либо форуме или сайте, то наверняка, каждый в пределах своей фантазии, стремимся придумать себе ник, который был бы оригинальным, запоминающимся и, главное, отличал бы нас от всех других пользователей ресурса.

Причины этих явлений, казалось бы, очевидны и лежат на поверхности: нам важно, как будут звать нас, нашего ребенка, нашего виртуального двойника. Однако как только речь заходит об именах файлов, мы проявляем удивительное равнодушие, совершенно не заботясь о том, как будут «звать» созданные нами кусочки информации. А зря!

Ко мне на e­mail ежедневно приходят письма со вложенными файлами, озаглавленными «статья». И вместо того, чтобы просто сохранить приложение в персональную папку того или иного автора, я вынуждена сохранять его на рабочий стол, открывать, вписывать фамилию автора, сохранять изменения, закрывать, переименовывать… Представляете, сколько на это уходит времени?

Такую же историю вам расскажет любой, кому приходилось сталкиваться с подбором персонала. Сколько бы раз ни повторяли консультанты по трудоустройству, что называть файл, содержащий сведения о вашем профессиональном опыте, «резюме» категорически не рекомендуется, почтовый ящик любого рекрутера после объявления новой вакансии буквально ломится от этих самых «резюме». И несмотря на то, что содержание каждого из файлов уникально, поскольку содержит информацию о разных, не похожих друг на друга людях, «снаружи» они абсолютно ничем не отличаются.

Казалось бы, ерунда какая! Но это если на первый взгляд. А если копнуть глубже, то картина получится отнюдь не радужная. Конечно, авторов своих «Секретарское дело» любит и ценит, поэтому, получив очередную «статью», я проделаю набившие оскомину операции, поворчу маленько, да и забуду. А вот у безликого «резюме», «коммерческого предложения», «прайс-листа», не снабженных никакими дополнительными средствами для узнавания, велик шанс отправиться прямиком в корзину. В лучшем случае, его сохранят, но вскорости все равно потеряют в общей массе. В итоге вы потратите нервы и время, как свое, так и чужое. А результат будет равен нулю.

Я уже молчу про «положительные» эмоции, которые испытываешь, когда открываешь электронный ящик и видишь перед собой десяток сообщений «без темы» и столько же глубокомысленно озаглавленных «привет!».

Поэтому будьте внимательны и последовательны, давая файлам имена и формулируя темы сообщений! И это касается не только той информации, которую вы передаете по электронной почте, но и той, с которой работаете на своем компьютере. Заставьте себя научиться четко структурировать и систематизировать сведения, с которыми работаете, и давать каждому документу имя, которое будет максимально точно отражать его содержание и облегчать поиск на компьютере. И не полагайтесь на свою память!

Вот вам простенький пример. У компании 5 партнеров, постоянно покупающих ее продукцию; еще 10 фирм делают это регулярно; остальные — время от времени или вообще эпизодически, без определенной системы. Всякий раз процесс покупки сопровождается подготовкой определенного пакета документов. Например, с каждым новым клиентом заключается договор купли-продажи. Создаем в компьютере папку «Договоры» и сохраняем туда файлы по мере необходимости. А чтобы не запутаться, каждый новый документ называем «договор_1», «договор_2», «договор_34» и так далее. Казалось бы, все логично. Но я вас уверяю, что уже через полгода для того, чтобы отыскать в образовавшейся свалке файлов нужный, понадобится не 5 и не 10 минут. А если у компании не десяток-другой контрагентов, а несколько сотен? И ведь помимо договоров в компьютере есть еще масса других самых разнообразных документов, которые могут понадобиться через довольно большой промежуток времени после их создания. И если не давать им адекватные имена и не сохранять в соответствующей папке непосредственно в момент создания, то время, которое вы затратите потом на их поиск, будет в разы превышать то, которое понадобится, чтобы задать название и путь к файлу в момент первого сохранения.

Вот несколько простых рекомендаций, которые могут здорово облегчить вам жизнь.

• Создав новый документ или папку, тут же «назовите» их так, чтобы даже по прошествии определенного промежутка времени вы могли наверняка вспомнить имя; а вспомнив, еще и «привязать» название к содержимому.

• Среди продвинутых пользователей популярна шутка, что только полный идиот хранит документы в папке «Мои документы». Продумайте и создайте такую систему хранения информации, которая позволит вам быстро и не напрягаясь находить нужный документ независимо от даты его создания. И если шеф вам скажет: «Дашенька, помните, мы в прошлом году посылали коммерческое предложение компании «Пупкин и сыновья», в котором предлагали льготные цены?», — в вашем мозгу должна тут же всплыть схема поиска. Например, такая: 2008 — Исходящие — Коммерческие предложения — Пупкин и сыновья. Или любая другая (ведь у каждого из нас своя логика), но понятная и удобная, позволяющая быстро достигнуть желаемого.

• Не перемудрите. Создавая слишком сложную и громоздкую систему хранения файлов на компьютере или давая папкам и отдельным документам имена, понятные вам одной, вы тем самым создаете дополнительные (порой неразрешимые) проблемы для человека, которому понадобится найти в вашем ПК тот или иной документ в ваше отсутствие (например, в случае отпуска). Информацию, которая не предназначена ни для кого, кроме вас лично, лучше защитить паролем. А «игры в шпионов» никому жизнь не облегчат.

• Отправляя сообщение по электронной почте, позаботьтесь о том, чтобы получателю было понятно, о чем идет речь в сообщении и какие именно файлы приложены к письму. Даже если вы в дружеских отношениях со своим корреспондентом, не поленитесь обозначить тему письма как-нибудь иначе, чем просто «привет!». А уж если речь идет о деловом партнере, то отправлять сообщение без темы или с невнятно сформулированной темой вовсе не стоит. Позаботьтесь и о том, чтобы вложения не заставили вашего контрагента ломать голову. Согласитесь, что «прайс­лист_икскорпорэйшн_03_2009» звучит более информативно, чем «прайс-лист_новый» или «прайс-лист» вовсе без всяких уточнений.

Секретарь одной организации, начитавшись статей о необходимости защиты информации от злоумышленников, решила давать файлам и папкам «нестандартные» имена, чтобы если кто-то попадет за ее компьютер, ни за что не смог бы догадаться, о чем идет речь. Поскольку девушка владела китайским языком, то и документам давала имена, соответствующие их содержанию, но… в китайской транскрипции. Потом она ушла в декрет, на ее место временно взяли другого секретаря. Представляете, в каком шоке оказалась новенькая, осознав, что ей придется либо оперативно учить китайский, либо искать все нужное «методом научного тыка»?

Проверено на практике: через год работы, обладая довольно хорошей памятью, я даже под страхом расстрела не могла вспомнить, что именно «затолкала» в папки «Всякое разное», «Бардак» и «Вдруг пригодится». А если бы и вспомнила, то объяснить принцип, в соответствии с которым сохраняла конкретные файлы в папке с тем или иным названием, явно затруднилась бы.