Найти… у себя!

Андрей СУКАЧ, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Жесткие диски большинства современных персональных компьютеров могут вместить сотни тысяч файлов. К слову, на винчестер размером 500 гигабайт можно сохранить около 160 000 экземпляров книги Льва Толстого «Война и мир».

Даже при наличии определенной систематизации документов из-за растущих объемов сохраняемой на компьютере информации со временем становится все труднее быстро вспомнить, где хранится нужный файл.

При использовании персональных компьютеров в офисе проблема поиска нужных электронных документов может осложняться рядом дополнительных факторов. Так, если один компьютер используется несколькими работниками (например, посменно) или регулярно переходит «из рук в руки» в результате постоянной ротации кадров, размещенная на нем информация может постепенно стать свалкой «всякого разного», содержащей вперемешку как важные служебные документы, так и различные файлы, не относящиеся к работе, например, скачанные из Интернета и сохраненные для информации или «на всякий случай».