••• Информирование руководителя — составляющая работы секретаря

Татьяна САМАТЫЯ

Каждый может принять решение, располагая достаточной информацией.
Хороший руководитель способен принять решение,
располагая недостаточной информацией.
Идеальный руководитель способен принять решение,
не зная решительно ничего.
Законы информации Спенсера

Некоторым руководителям приходится самостоятельно решать проблему индивидуального информационного обеспечения, пытаясь разобраться с огромным потоком обрушивающейся на них информации. Но чаще всего эта задача ложится на плечи секретаря, который должен помогать руководителю ориентироваться в информационных потоках, находить, обрабатывать, систематизировать нужную информацию, готовить информационно-обзорные рефераты. В его обязанности входит внимательный просмотр статей, раскрывающих интересующие руководителя вопросы производственной деятельности, научно-технических результатов и т.д. Секретарь должен ежедневно собирать и фиксировать данные, которые могут заинтересовать руководителя, и уточнять их у специалистов, чтобы предоставлять шефу только достоверную, и проверенную информацию. Как видим, информирование руководителя — не только неотъемлемая, но и очень ответственная функция секретаря.

Поиск информации — задача не из легких, тем более что она должна быть актуальной и точной. К методам поиска относятся:

• наблюдение;
• общение со специалистами по интересующему вопросу;
• чтение специальной литературы;
• просмотр видео­, телепрограмм; прослушивание радиопередач, аудиозаписей;
• работа с публикациями в СМИ;
• работа в библиотеках и архивах;
• запросы к информационным системам, базам и банкам компьютерных данных и др.

Важно учитывать цель получения, способы хранения и использования информации. Ответы на вопросы «для чего вам нужна эта информация» и «как она будет использоваться», помогут лучше понять, какие сведения, факты, данные являются для вас «информацией», а какие — нет.

Наше время не случайно называют временем информационного бума. Источником необходимых сведений являются не только журналы, газеты или книги, но и электронные базы данных, локальные компьютерные сети, Интернет. Важно, чтобы секретарь ориентировался в этом информационном пространстве и знал, где именно следует искать нужную информацию.

Умение производить поиск, хранение, обработку текстовой, графической, числовой информации с помощью соответствующего программного обеспечения поможет оперативно решить задачи, поставленные руководителем перед секретарем.

Необходимо также подумать, в какой форме и в каком объеме будут храниться и использоваться данные. Можно применять самые разные формы представления информации, лишь бы они были удобны для пользования:

— полная или частичная копия документа;
— развернутая выписка или конспект;
— краткая выписка или цитата;
— ссылки на источник информации и др.

Традиционными носителями информации являются бумажные, хотя в последнее время их все больше теснят цифровые (компьютерные). Можно приводить доводы «за» и «против» и для одного, и для другого способа представления и хранения информации: компьютерный вариант, несомненно, открывает уникальные возможности для быстрой работы с огромными массивами информации, в то же время бумажные носители отличаются большей надежностью и универсальностью.

Секретарь, ведущий поиск конкретной информации, должен иметь четкое представление о возможностях, которые дает использование информационных ресурсов определенной области. Знания всех возможных источников необходимой ему информации позволят ускорить процесс поиска, следовательно, подготовки отчета для руководителя. Немаловажным является умение выбрать наиболее рациональную схему поиска в соответствии с поставленными задачами, а также способность отбора именно полезной информации.

Одним из путей поиска информации является работа со СМИ. Нередко руководителю необходимы данные, связанные с определенной темой либо проблемой, касающейся предприятия, отзывы прессы о деятельности фирмы, сообщения о новых изобретениях и их использовании, опыт зарубежных предприятий, работающих в той же сфере. Подготовку обзоров подобных публикаций можно определить термином клиппинг.

Пресс-клиппинг (от англ. clipping — обрезание, срезывание, стрижка) — это подбор статей, обзоров, публикаций, анонсов и других материалов в печатных СМИ и Интернете за указанный период времени, в которых упоминается определенная компания или персона, освещается конкретное мероприятие, рассказывается о каких-либо товарах или услугах. Клиппинг позволяет анализировать и контролировать выходящие в СМИ материалы, дает представление о том, насколько эффективны осуществленные вашей организацией мероприятия для прессы. Это весьма трудоемкий процесс, ведь в первую очередь он связан с необходимостью мониторинга большого количества источников: печатных изданий, тематических web-ресурсов, электронных изданий (практически все наиболее популярные печатные СМИ сегодня имеют электронный аналог).

Секретарь может осуществлять как сбор материалов за конкретный период времени, так и подготовку дайджестов, т.е. еженедельную подборку актуальных публикаций. Его также могут «озадачить» подборкой анонсов событий по отрасли или сектору экономики. Отраслевой дайджест дает представление обо всех значимых событиях, происходящих в отрасли: самые важные новости, текущая ситуация в масштабах страны, мира, новости конкурентов и др. Эти сведения позволяют спланировать участие в различных мероприятиях, событиях конкретной отрасли, заблаговременно подготовиться и не пропустить ничего важного. Большое значение для многих руководителей имеет сбор маркетинговых данных по определенному товару, компании или сегменту рынка.

В зависимости от поставленных перед секретарем задач по результатам пресс-клиппинга может быть проведен анализ публикаций или подготовлены аналитические записки. Результат такой работы позволит руководителю узнать, какую репутацию имеет компания на рынке, что можно сделать для улучшения отношения пользователей к ней и так далее. Материалы клиппинга эффективно используются в рекламных целях: размещение цитат из СМИ о вашей компании или проведенном мероприятии в буклетах и на корпоративном сайте может существенно увеличить рекламный эффект. Для некоммерческих организаций клиппинг является одним из наиболее действенных инструментов PR-обеспечения. Любой спонсор или чиновник будет уважительнее относиться к вашим предложениям, если к ним будет приложено хотя бы несколько публикаций, касающихся вашего проекта.

Поиск специальной информации может также осуществляться путем посещения мероприятий, выставок, презентаций, форумов. Сюда относится и чтение специальной литературы. Обращение к таким источникам, как специальная литература, ведомственные издания, требует определенных знаний и умения ориентироваться в них.

Умение работать со специальной литературой подразумевает способность правильно и быстро разобраться в структуре издания, найти и выбрать нужную информацию и сохранить в удобной форме то, что оказалось ценным и нужным. Наиболее частые ошибки при работе с подобной литературой — отсутствие должной целенаправленности в чтении, недостаточное использование справочного аппарата, нерациональная форма записи прочитанного. Это снижает эффективность и приводит к непроизводительным тратам времени. Разумеется, чем выше уровень подготовки специалиста и чем больше он знаком с тематикой изучаемой литературы, тем легче достигается поставленная цель. Однако верно и обратное: чтение специальной литературы способствует накоплению и расширению знаний. Ведь проходящий через секретаря огромный поток информации позволяет получать новые сведения, повышать свой уровень, а значит, делать шаги на пути к успешной карьере.

Чтение научной и специальной литературы, как правило, сопровождается ведением записей. Нужно стремиться к лаконизму в изложении и использованию всякого рода сокращений. Помните, что запись имеет смысл только для небольших заметок. В других случаях используйте ксерокс либо сканер. Важными требованиями являются также наглядность и обозримость записей и такое их расположение, которое бы помогало уяснить логические связи и иерархию понятий. Сделать это можно с помощью системы заголовков, подзаголовков и ключевых слов. Выписывают все те данные, которые представляют интерес для работы. Наиболее важные места можно выделить закладками или подчеркнуть. Разработайте собственную систему конспектирования, в которую могут входить особые сокращения, символические пометки, различные способы подчеркивания, использование цвета, «свертка» информации в таблицы, схемы.

Одним из наиболее часто практикуемых видов записей является конспект, т.е. краткое изложение прочитанного. В буквальном смысле слово «конспект» означает «обзор». По существу, его и составлять надо как обзор, содержащий основные мысли без подробностей и второстепенных деталей. Удобно все записи вносить в заранее подготовленные таблицы. Табличная форма может быть применена также при подготовке единого конспекта по нескольким источникам, особенно если есть необходимость сравнения данных.

Не стоит пренебрегать в работе материалами различных научно-практических конференций, «круглых столов» по той или иной тематике, а также справочными изданиями, в которых в удобном для поиска порядке приводятся научно выверенные факты по определенной отрасли или теме.

И, наконец, помните: информация, предоставляемая вашему руководству, должна быть ясной, достоверной и полезной для него. От того, насколько точно, оперативно и в каком виде вы преподносите новую информацию руководителю, зависит его информированность, применение полученных сведений в практической деятельности и закономерность его действий по отношению к собственной компании. Нельзя забывать, что своевременность и достоверность информации сегодня — одно из обязательных условий ведения успешного бизнеса.