Оформляем архив

 Основная  цель автора публикаций — исходя из требований нормативных документов и своего опыта, рассказать читателям о том, что нужно сделать для создания в организации архива, как эффективнее организовать его работу. Одним словом, совместными усилиями мы должны сдать архив «под ключ». Автор публикаций надеется, что материалы, помещенные в журнале, помогут тем, кто только начинает эту кропотливую, тяжелую и не всегда благодарную работу по созданию архива организации, избежать некоторых ошибок, сократить пути поиска оптимальных решений.

В прошлом году мы создали нормативную и материальную базу архива, завершили подготовку дел в структурных подразделениях к передаче в архив (формирование дел, переплет, оформление).

Однако сформированные и правильно оформленные дела работники структурных подразделений, ответственные за подготовку документов к передаче в архив, не должны просто принести и оставить в архиве организации.

Заведующий архивом или работник, ответственный за архив организации, с самого начала должен потребовать, чтобы сформированные и правильно оформленные дела передавались на хранение только по сдаточным описям.

В соответствии с «Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь», утвержденными решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1995 №5, структурными подразделениями составляются описи на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу (75 лет хранения).

Дела временного (до 10 лет) хранения не передаются на хранение в архив. Они хранятся в структурных подразделениях, а по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Указанные дела могут передаваться в архив в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача их осуществляется по номенклатуре дел.