***Составляем номенклатуру дел структурного подразделения организации

Инна ДОРОФЕЙЧУК,

юрист

Номенклатура дел структурного подразделения является частью номенклатуры дел организации (далее — сводная номенклатура дел). Поэтому составление сводной номенклатуры дел начинается в структурных подразделениях организации.

Номенклатура дел структурного подразделения составляются по форме согласно приложению 11 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее — Инструкция по делопроизводству).

При составлении номенклатуры дел используются устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.

В номенклатуру дел также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.

В номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется с учетом общих правил. Форма номенклатуры дел установлена Инструкцией по делопроизводству. Табличная часть номенклатуры состоит из 5 граф. Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются по правилам, установленным для сводной номенклатуры дел.

ИНДЕКС ДЕЛА (ГРАФА 1)

Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела). Например, 1-1, 1-2, либо ^­01-01, 01-02. Так, в индексе 1-6 «1» обозначает структурное подразделение (службу), к примеру, канцелярию, «6» — номер дела в данном структурном подразделении (службе), к примеру, положения о структурном подразделении. Индексы используются для регистрации документов, входящих в дела, например: 1-6/2 — положение о бухгалтерии, 1-6/3 — положение об отделе кадров, где цифры «2» и «3» — порядковые номера документов дела.

В конце номенклатуры дел структурного подразделения следует предусмотреть резервные индексы незапланированных дел, поскольку возможно дополнение номенклатуры в течение текущего года новыми делами.

Следует отметить, что дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение 2 лет и более (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.

НАЗВАНИЯ РАЗДЕЛОВ (ПОДРАЗДЕЛОВ) И ЗАГОЛОВКИ ДЕЛ (ГРАФА 2)

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.

В состав заголовка включаются: указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела.

В заголовки определенных категорий дел дополнительно включаются:

·           указание автора документов (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или должностного лица), например: «Приказы директора завода по административно-хозяйственным вопросам»;

·           указание адресата или корреспондента документов, например: «Переписка с Министерством культуры Республики Беларусь о резерве руководящих кадров»;

·           географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела, например: «Переписка с военными комиссариатами г. Минска о ведении воинского учета»;

·           даты (период), к которым относится содержание документов дела, например: «План работы отдела кадров на 2018 год»;

·           указание на копийность документов, включенных в дело, например: «Приказы директора завода по основной деятельности. Копии».

Термин «Документы» используется в заголовке:

·           при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются 2–3 основных вида документов, включенных в дело, например: «Документы о ремонте учебного корпуса (финансовый отчет, сметы, справки и др.)»;

·           при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо документу или группе документов, например: «Документы к протоколам заседаний о премировании за 2016 год».

Термин «дело» используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения, например: «Дело о возмещении денежных средств, затраченных на подготовку молодого специалиста Петрова П.П.».

Термин «дело» употребляется также в названиях личных, судебных, арбитражных дел.

В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка, например: «Переписка с Министерством образования Республики Беларусь, комитетом по образованию Мингорисполкома о профориентационной работе».

Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно, например: «Переписка с управлениями социальной защиты г. Минска о приеме на работу и увольнении пенсионеров».

Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются, например: «Переписка о заключении договоров аренды».

В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы, например: «Квартальные отчеты о работе отдела кадров за 2016 год».

Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование…», «Рассмотрение…», «Обеспечение…» и т.д.).

В процессе формирования дел заголовки могут уточняться.

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству:

·           нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);

·           учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);

·           распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

·           распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);

·           организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);

·           протоколы;

·           планы;

·           отчеты;

·           договоры;

·           справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);

·           переписка;

·           учетно-регистрационные формы.

Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры.

Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты — перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями — перед перепиской с иными организациями и т.д.

Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту.

КОЛИЧЕСТВО ДЕЛ (ТОМОВ, ЧАСТЕЙ)
(ГРАФА 3)

Данная глава номенклатуры дел заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком.

Следует отметить, что объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ, НОМЕРА ПУНКТОВ И (ИЛИ) СТАТЕЙ (ГРАФА 4)

Данные сведения проставляются напротив дел на основании нормативных правовых актов Республики Беларусь, локальных нормативных правовых актов, устанавливающих сроки хранения документов.

В настоящее время в Республике Беларусь применяется Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее — Перечень).

Следует отметить, что не допускается уменьшение сроков хранения, предусмотренных Перечнем. Вместе с тем увеличение сроков хранения возможно по решению экспертной комиссии (далее — ЭК).

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций)⁵. В таких случаях в номенклатуре дел (графа 4) делается отметка ЭК, например: «3 года ЭК», а в графе «Примечание» (5 графа) указываются сведения о документе, которым установлен срок хранения соответствующего дела, например: «Протокол заседания ЭК от 02.11.2017 № 7».

В структурных подразделениях организации зачастую ведутся дела с копиями документов, подлинники которых формируются в других структурных подразделениях. В графе 4 напротив дел с копиями документов дается ссылка на пункт (статью) соответствующего нормативного правового акта, определяющего срок хранения подлинника. Что касается указания на сроки хранения копий документов, то с учетом того, что законодательством они не предусмотрены, на практике обычно устанавливается срок хранения 3 года. Для удобства работы напротив дел с копиями документов в графе 5 «Примечание» делается отметка о структурном подразделении и деле, в котором хранятся подлинники, например: «Подлинники — в канцелярии (дело 1-4)».

«ПРИМЕЧАНИЕ» (ГРАФА 5)

В данной графе проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов.

Как отмечалось выше, в графе 5 могут делаться отметки о месте хранения дела с подлинниками.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), ЭК этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения⁶.

Согласованная и подписанная номенклатура дел структурного подразделения передается в службу документационного обеспечения управления, где на основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел.

После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.