Итоги прямой линии по теме "Сроки хранения документов в соответствии с новым Перечнем типовых документов"

Ответы на вопросы, поступившие на Прямую линию, проходившую 29 ноября 2007 г.

На вопросы отвечала Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь, опытный архивариус, ведущий автор рубрики «Архивариус поможет».

Все ли перечни типовых документов имеют юридическую силу? Кто их разработчики?

На сегодняшний день юридическую силу имеют три перечня типовых документов:

1. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988 (далее — Перечень 1988).

Из этого перечня имеет юридическую силу лишь ч. 2 «Документы, образующиеся в научно­технической и производственной деятельности».

Разработчиками этого перечня были Главархив СССР и Всесоюзный научно­исследовательский институт документоведения и архивного дела.

2. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 06.08.2001 № 38 (далее — Перечень 2001).

3. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально­техническому обеспечению, административно­хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 14.12.2006 № 82 (далее — Перечень 2006).

Разработчиком Перечня 2001 и Перечня 2006 является Белорусский научно­исследовательский институт документоведения и архивного дела.

Каким перечнем нужно руководствоваться при составлении номенклатуры дел, если в них перекликаются некоторые документы, например, приказы? 

Если в различных перечнях указываются одни и те же документы, а сроки хранения их определяются разные, то необходимо руководствоваться более поздним по срокам принятия документом. Так, например, в Перечне 2001 срок хранения договоров аренды недвижимости (помещений, зданий) составлял 3 года после истечения срока договора, проведения налоговой проверки (ст. 849). В Перечне 2006 срок хранения договоров о приеме, сдаче зданий, помещений в аренду определен для учреждений списка № 1 и организаций негосударственной формы собственности как постоянный, для учреждений списка № 2 — 10 лет (ст. 855). Следовательно, при составлении номенклатуры дел организации мы должны руководствоваться Перечнем 2006 и указывать сроки хранения «постоянно» или «10 лет» в зависимости от принадлежности своей организации к списку № 1, списку № 2 или к организации негосударственной формы собственности.

Что касается приказов, упомянутых в вопросе, то срок их хранения определен Перечнем 2001 (ст. 16.1, 16.2, 16.3,16.4). В Перечне 2006 указаны сроки хранения не приказов, а карточек (журналов) регистрации приказов (ст. 944, 944.2, 944.3 и 944.4). В данном конкретном случае необходимо строго следовать указанным в этих статьях срокам хранения.