Автоматизация составления деловых писем

Олег Александров

Компьютерные технологии сегодня повсеместно вытеснили пишущую машинку и стали основным средством составления и редактирования документов. Это позволило прежде всего значительно уменьшить объем работ по сбору информации при подготовке текста документа, полностью исключить многократную перепечатку в процессе его составления и согласования, в целом поднять культуру внешнего оформления документа.

Компьютер позволяет облегчить и ускорить создание документа.

Для деловых писем могут заранее разрабатываться и использоваться формы и тексты, облегчающие составление конкретных писем. Некоторые виды писем являются общими для всех организаций. Их формы разрабатываются и утверждаются соответствующими ведомствами. Следует также помнить, что многие формы разрабатываются на основе нормативных правовых актов, и при изменении законодательства или отраслевых нормативов также изменятся.

Если утвержденных форм нет, а ситуация, по поводу которой создается деловое письмо, является повторяющейся, рекомендуется самим разработать текст такого делового письма.

При создании деловых писем используют типовые формы — шаблоны, которые могут содержать как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты.

Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим некоторый набор параметров оформления делового письма (размер бумаги, поля, шрифты и т. п.), задаваемый по умолчанию, а также может содержать стандартный текст, графику, особое оформление и вообще все то, что часто встречается в деловых письмах. Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку деловых писем, улучшить их оформление, добиться унификации, а значит, и облегчить восприятие деловых писем.