••• Организация работы архива: задачи и функции архива

Ольга КУЛИКОВА,

историк-архивист

В соответствии с п. 4 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций¹ (далее — Правила работы архивов) для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, организации создают архивы. Хотелось бы акцентировать ваше внимание, что создание архива организации — это не право организации, а ее обязанность, напрямую закрепленная в ст. 12 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Закон): руководители государственных органов, иных организаций, индивидуальные предприниматели обязаны в соответствии с законодательством создать условия для приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда.

Более того, в целях социальной защиты работников Закон обязывает представительства иностранных организаций создавать условия для приема, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Для накопления, хранения, учета и использования архивных документов государственные органы, иные организации создают архивы². В зависимости от состава документов, подлежащих хранению в архиве, организации могут создавать отдельные архивы управленческой документации, научно-технической документации, аудиовизуальной документации, документации на электронных носителях³.

Правила работы архивов устанавливают, что архив организации должен быть обеспечен кадрами (то есть как минимум в штатном расписании должна быть штатная единица архивариуса). Вместе с тем Правила работы архивов допускают, что в организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив⁴. Должностные обязанности, права и ответственность лица, ответственного за архив, должны быть отражены в его должностной инструкции.

Среди основных функций, которые призван осуществлять архив организации (лицо, ответственное за архив организации), можно выделить следующие:

· составление и ежегодное уточнение списка источников комплектования (в него вносятся организации или структурные подразделения, от которых архив принимает документы и дела на хранение);

· прием на архивное хранение документов и дел от источников комплектования;

· учет принятых в архив документов и дел, ведение комплекса учетных документов;

· классификация по архивным фондам и архивным коллекциям (далее — фондирование) принятых в архив документов и дел;

· обеспечение сохранности принятых в архив документов и дел, контроль условий их хранения, проведение проверок наличия документов и дел;

· составление и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в архиве;

· использование архивных документов (в том числе выдача информационных документов, копий архивных документов, копий частей архивных документов по запросам организаций и граждан, выдача дел во временное пользование структурным подразделениям организации и сторонним организациям, ведение учета и анализа использования документов и др.);

· участие в работе центральной экспертной комиссии (далее — ЦЭК) или экспертной комиссии (далее — ЭК) организации, оказание методической помощи в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях организации, в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и в организациях — источниках комплектования архива;

· проведение экспертизы ценности документов и дел, хранящихся в архиве организации, составление годовых разделов сводных описей дел, подлежащих хранению, и актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представление их на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации, а в случаях, установленных Правилами работы архивов, иными актами законодательства Республики Беларусь, — государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или вышестоящей организации;

· подготовка и передача документов на постоянное хранение в государственный архив в случаях и в порядке, установленных Правилами работы архивов, иными актами законодательства Республики Беларусь;

· представление в структурное подразделение по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или государственный архив сведений о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве, в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь;

· осуществление проверки соответствия формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и организациях — источниках комплектования архива установленным требованиям;

· анализ состояния архивов и сохранности документов в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях — источниках комплектования архива;

· участие в разработке проектов нормативных правовых актов и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

· участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и служб документационного обеспечения управления (далее — ДОУ) организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций и организаций — источников комплектования архива.

Архив организации может быть как самостоятельным структурным подразделением, так и входить в состав другого структурного подразделения (как правило, в службу ДОУ). Работа архива организации осуществляется в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства, его уставом (положением о нем), иными локальными нормативными правовыми актами⁵.

Образец положения об архиве организации

Общество с ограниченной                                                                  УТВЕРЖДАЮ

ответственностью «Зарина»                                                                Директор общества

(ООО «Зарина»)                                                                                    Серегин В.Н.Серегин

20.09.2016

ПОЛОЖЕНИЕ

20.09.2016 № 01-07/516

г. Минск

Об архиве ООО «Зарина»

1. Общие положения

1.1. Архив ООО «Зарина» (далее — архив общества) входит в состав административного отдела и возглавляется лицом, ответственным за ведение архива общества, которое назначается из числа работников административного отдела приказом директора общества (по представлению начальника административного отдела).

1.2. В своей работе архив общества руководствуется законодательством Республики Беларусь, локальными нормативными правовыми актами общества и настоящим положением.

1.3. Архив общества работает по плану, который включается в план работы административного отдела и утверждается директором общества. Отчеты о работе архива включаются в отчеты административного отдела, предоставляемые директору общества.

1.4. Контроль за деятельностью архива осуществляет начальник административного отдела.

2. Состав документов архива

В архив общества поступают:

2.1. законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений общества, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, документы по личному составу со сроком хранения свыше 10 лет;

2.2. научно-справочный аппарат к документам архива общества.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование архива общества документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве общества;

3.1.3. осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве общества;

3.1.4. обеспечение использования документов.

3.2. Функции архива. Выполняя свои функции, архив:

3.2.1. составляет и ежегодно уточняет список структурных подразделений, документы которых передаются в архив;

3.2.2. принимает (не позднее чем через 2 года после завершения в делопроизводстве) на хранение документы структурных подразделений, являющихся источниками комплектования архива;

3.2.3. составляет и представляет (не позднее чем через 1 год после завершения в делопроизводстве) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии общества;

3.2.4. проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов и оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях. Участвует в работе экспертной комиссии;

3.2.5. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность документов в соответствии с действующими правилами;

3.2.6. при необходимости осуществляет фондирование документов и дел;

3.2.7. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам;

3.2.8. проверяет соответствие формирования и оформления дел в делопроизводстве установленным требованиям;

3.2.9. организует использование документов:

― информирует руководство и работников общества о составе и содержании документов архива;

― выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного использования;

― исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов, выписки из документов и архивные справки;

― ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.10. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации административного отдела.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. анализировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях общества, давать им в установленном порядке указания по вопросам, входящим в компетенцию архива общества;

4.2. требовать от структурных подразделений общества своевременной передачи в архив общества документов в упорядоченном состоянии;

4.2. запрашивать от структурных подразделений общества необходимые для работы сведения;

4.3. вносить руководству общества предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.

5. Ответственность лица, ответственного за ведение архива

5.1. Лицо, ответственное за ведение архива, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.

Права и обязанности лица, ответственного за архив, определяются соответствующей должностной инструкцией.

Начальник административного

отдела Караева В.И.Караева

Юрисконсульт

Антонов А.С.Антонов

20.09.2016

¹ Утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

² Ст. 12 Закона.

³ П. 4 Правил работы архивов.

⁴ П. 9 Правил работы архивов.

⁵ П. 8 Правил работы архивов.

Статья опубликована целиком