Служебная электронная переписка

Ольга КУЛИКОВА,

историк-архивист

В соответствии с п. 2–3 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях¹ (далее — Инструкция по делопроизводству) ее положения распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и формы собственности организации. Это значит, что правила, по которым осуществляется организация переписки на бумажных носителях, распространяются и на переписку в электронном виде (во всех организациях Республики Беларусь). В частности, электронные документы, пересылаемые по электронной почте, должны регистрироваться в регистрационно-учетных формах наравне с письмами на бумажных носителях². Особенность способа отправки может быть отражена в графе «Примечания» регистрационно-учетной формы или в специально добавленной графе (например, «Способ передачи документа») в виде записи: «Отправлено по электронной почте, e-mail:…».

Регистрационный индекс документам, отправляемым по электронной почте, присваивается в том же порядке, что и документам на бумажном носителе³. При этом необходимо помнить о главном принципе регистрации — она должна быть однократной и централизованной (исключение делается для территориально удаленных подразделений организации).