Общие требования к составлению и оформлению текста писем

Наталия КОНДАКОВА,

специалист по документообороту

Письма — один из наиболее часто создаваемых в организации видов документов, которые используются при решении многих управленческих вопросов. В зависимости от содержания различаются письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.

Каждая из разновидностей письма имеет свои особенности, однако прежде предлагаем остановиться на общих требованиях к оформлению писем.

Письмо оформляют на специальном бланке для письма, который оформляется в соответствии с требованиями гл. 3 «Бланки документов. Угловой штамп» Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству).

На бланках печатаются только первые страницы, остальные — на стандартных чистых листах бумаги¹. Использование бланков при оформлении писем обязательно, чистые листы бумаги используются только при подготовке совместных писем, исходящих от двух и более организаций².