Организация делопроизводства

Ольга МОИСЕЕНКО,

организатор делопроизводства – референт

Кто несет ответственность за сохранность документов в организации?

В соответствии с п. 7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях¹ (далее ― Инструкция по делопроизводству) ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, в том числе документами в электронном виде, электронными документами, информационными ресурсами, в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации.

Вместе с тем за организацию делопроизводства в структурных подразделениях отвечают руководители этих подразделений. Приказом руководителя организации в каждом структурном подразделении назначается ответственный за делопроизводство, в обязанности которого входит учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирование руководителя подразделения о состоянии их исполнения и др.

Следует отметить, что в соответствии с Инструкцией по делопроизводству работники организации несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов, в случае утраты которых работники должны незамедлительно сообщить об этом руководителю подразделения и в службу ДОУ (лицу, ответственному за делопроизводство в организации).

Образец приказа руководителя о назначении ответственных за делопроизводство

Общество с ограниченной

ответственностью «Радуга»

(ООО «Радуга»)

ПРИКАЗ

25.07.2016 № 87

г. Минск

О назначении ответственных

за делопроизводство в

структурных подразделениях

Во исполнение п. 7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях ООО «Радуга»:

Бухгалтерия ― бухгалтер Семенова А.К.

Отдел кадров ― инспектор по кадрам Романчик Т.Н.

...

2. Контроль над исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Линькова А.С.