Служебные отметки на документах

Ольга МОИСЕЕНКО,

организатор делопроизводства – референт

Существует ряд реквизитов, которые многие работники, ответственные за делопроизводство, забывают оформлять или попросту не считают нужным это делать. Как, вероятно, вы уже догадались, речь идет о служебных отметках, значительно упрощающих работу с документами. Их мы и предлагаем рассмотреть в данном материале.

Реквизит «Отметка о контроле». Декретом Президента Республики Беларусь от 15.12.2015 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» были установлены особые требования к обеспечению производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины, содержания производственных зданий (помещений), оборудования и приспособлений в соответствии с установленными требованиями, надлежащих условий труда работников, что повлекло за собой усиление контроля исполнительской дисциплины со стороны руководства организаций. В соответствии с п. 145.3 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях¹ (далее — Инструкция по делопроизводству) на контролируемых документах проставляется отметка о контроле.

Для реквизита «Отметка о контроле» СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»² (далее — СТБ 6.38-2004) отводит левое поле документа на уровне заголовка к тексту. Данная отметка обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Эта отметка проставляется от руки (красным карандашом) или штемпелем и может быть дополнена контрольной датой. Инструкцией по делопроизводству установлено, что «Отметка о контроле» для электронных документов осуществляется средствами АС ДОУ (вносится в РКК документа либо в массив регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы) и при необходимости помещается в особенную часть³.

Образец оформления реквизита
«Отметка о контроле» на бумажном носителе

Общество с ограниченной Директору общества

ответственностью «Элит плюс» Геранчику А.А.

(ООО «Элит плюс»)

Отдел маркетинга

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

14.07.2016 № 01-09/345

г. Минск

К Об отсутствии платежей

за июнь 2016 г. по договору

поставки с ОАО «Бумпромлизинг»

Для реквизита «Отметка о наличии приложения» СТБ 6.38-2004 отводит место ниже текста документа и перед реквизитом «Подпись». В соответствии с п. 56 Инструкции по делопроизводству слово «Приложение» печатается с прописной буквы от 0-го положения табулятора (непосредственно от границы левого поля), после него ставится двоеточие. При оформлении этого реквизита необходимо помнить, что:

· если документ имеет приложения, названные в тексте, в отметке о приложении указывается только количество листов и экземпляров;

· если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения;

· если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений;

· если приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение;

· если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Образец оформления реквизита «Отметка о приложении»,
если приложение названо в тексте документа

Приложение: на 18 л. в 4 экз.

Образец оформления реквизита «Отметка о приложении»,
если приложение не названо в тексте документа

Приложение: 1. Проект договора на 19 л. в 2 экз.

2. Копия декларации соответствия на пакеты из бумаги № 13-84-ВК

от 18.05.2016 на 2 л. в 2 экз.

Образец оформления реквизита «Отметка о приложении»,
если к документу прилагается документ, имеющий приложение

Приложение: проект договора и приложение к нему всего на 38 л. в 2 экз.