•••Оформление дел постоянного срока хранения

Наталия КОНДАКОВА,

специалист по документообороту

Порядок оформления дел закреплен в гл. 13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях¹ (далее — Инструкция по делопроизводству) и гл. 6 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций² (далее — Правила работы архивов).

Дела в организации заводят работники структурного подразделения, как правило, в начале каждого года в виде обычных папок-скоросшивателей. В течение года документы создаются и по мере их исполнения подшиваются в соответствующее дело (в соответствии с номенклатурой дел организации)³. Все дела (независимо от сроков их хранения) при заведении подлежат частичному оформлению⁴.

Частичное оформление дела при заведении его в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел⁵. На обложке дела указываются:

· наименование вышестоящей организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);

· наименование организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с уставом (положением) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного в скобках);

· наименование структурного подразделения (полное наименование в именительном падеже в соответствии с положением о структурном подразделении);

· индекс дела по номенклатуре дел (в соответствии со значением графы 1 «Индекс дела» номенклатуры дел);

· заголовок дела (в соответствии со значением графы 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)», утвержденной номенклатурой дел);

· год, в котором заводится дело;

· срок хранения дела (в соответствии с действующими перечнями документов с указанием сроков хранения значение из графы 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню»).

Реквизиты обложки оформляются с использованием свето- и водостойких чернил, туши или шариковой ручки. Допускается оформлять реквизиты обложки с помощью технических средств на отдельном листе и наклеивать его затем на обложку дела⁶.

Пример оформления обложки дела при его заведении в делопроизводстве

Министерство здравоохранения Республики Беларусь

(Минздрав)

Учреждение здравоохранения «10-я городская клиническая больница»

г. Минска

(УЗ «10-я ГКБ»)

Канцелярия

Дело № 1-5 Том № ____

Приказы главного врача по основной деятельности

____2015_________

дата (крайние даты)

На _________ листах

Хранить постоянно

После завершения делопроизводственного года дело «закрывается» (за исключением переходящих дел, которые ведутся в течение нескольких лет), новые документы в него не подшиваются, а само дело (в зависимости от установленных сроков хранения) подготавливается к передаче на хранение в архив организации либо для уничтожения.

Дела оформляются работниками структурных подразделений, в которых они были сформированы в году, следующем за делопроизводственным. Например, дела, сформированные в 2016 году, должны быть оформлены в течение 2017 года.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством подлежат полному оформлению⁷, которое предусматривает следующие работы⁸:

· подшивку или переплет дела;

· нумерацию листов в деле;

· составление внутренней описи документов дела;

· составление листа-заверителя дела;

· оформление и уточнение реквизитов обложки дела;

· систематизацию документов дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются⁹.

Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются таким образом, чтобы текст всех документов, дат, виз и резолюций на них мог свободно читаться. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. Все металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) удаляются из документов¹⁰.

Правила нумерации листов дела установлены п. 185 Инструкции по делопроизводству и п. 77 Правил работы архивов.

Все листы в деле (кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, которые нумеруются отдельно) нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Нумерация с использованием чернил и цветных карандашей не допускается. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно. Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело.

При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов, например: 15а, 15б.

К делам, заголовки которых неполно раскрывают содержание его документов, к делам, состоящим из документов, сформированных по видам и разновидностям (например, дело с приказами по основной деятельности или с протоколами собраний), целесообразно составлять внутреннюю опись документов дела¹¹.

Во внутренней описи перечисляются все документы дела с указанием их порядковых номеров в деле, дат, индексов, заголовков и номеров листов, на которых расположен каждый документ. В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела.

Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и др.) отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись. Старые внутренняя опись и итоговая запись к ней зачеркиваются одной наклонной чертой, но сохраняются в деле¹².

Пример внутренней описи к делу с протоколами заседаний
экспертной комиссии организации

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № 10-20

Итого 44 (сорок четыре) документа.

Количество листов внутренней описи — 3 (три).

Ведущий специалист канцелярии Лопаточкина О.Ю.Лопаточкина

28.12.2015

Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись¹³. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела и помещается в конце дела (тома, части). Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (если она составлялась), оговариваются особенности нумерации (наличие литерных и пропущенных номеров листов и др.), особенности физического состояния документов дела.

Так как листы внутренней описи нумеруются отдельно, то их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 10-20

В деле подшито (вложено) и пронумеровано 44 (сорок четыре) листа(ов),

в том числе:

литерные номера: нет

пропущенные номера: нет

+ листов внутренней описи: 3 (три)

Ведущий специалист канцелярии Лопаточкина О.Ю.Лопаточкина

28.12.2015

По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению, уточняются¹⁴:

· если название вышестоящей организации, организации или ее структурного подразделения изменялось в течение делопроизводственного года или дело было передано для окончания в другую организацию (структурное подразделение), на обложке указывают новое название (сверху), а старое заключают в скобки;

· индексы и заголовки дел на обложках указываются в соответствии с номенклатурой дел организации, при пересоставлении номенклатуры дел в течение делопроизводственного года и изменении индекса дела прежний индекс заключается в скобки, а новый указывается над ним;

· если в течение делопроизводственного года сформировано несколько томов (частей) дела, то на обложке каждого тома (части) указывается его номер арабскими цифрами, например:

Дело № 1-5. Том № 1;

· если на тома разбиваются дела, содержащие распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления), то в заголовки таких дел вносят их номера, например:

Приказы № 1-50 главного врача по основной деятельности;

· в заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, например:

Приказы главного врача по основной деятельности. Копии;

· подлинность документов дела в заголовке не оговаривается;

· на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов (даты самого раннего и самого позднего документов), включенных в дело), дата на обложке дела обозначается арабскими цифрами, например:

Начато: 06.01.2015

Окончено: 15.12.2015;

· если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, то под датой дела проставляется отметка:

Имеются документы за … год(ы);

· если дело было начато в одной организации, а окончено в другой, на обложке проставляют три даты: дату заведения дела в первой организации, дату поступления в другую организацию и дату окончания дела во второй организации, например:

Начато: 06.01.2015

17.06.2015

Окончено: 15.12.2015;

· количество листов в деле выносится на обложку дела из листа-заверителя;

· срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел организации после сверки его с перечнем документов с указанием сроков хранения. На обложках дел постоянного хранения указывается:

Хранить постоянно.

Пример оформления обложки дела при его оформлении к передаче на хранение в архив

__________________________________________

Наименование государственного архива

__________________________________________

Министерство здравоохранения Республики Беларусь

(Минздрав)

Учреждение здравоохранения «10-я городская клиническая больница»

г. Минска

(УЗ «10-я ГКБ»)

Канцелярия

Дело № 1-5

Приказы главного врача по основной деятельности

Начато: 03.01.2015

Окончено: 29.12.2015

На 200 листах

Хранить постоянно

При оформлении обложки дела на ней в левом нижнем и правом верхнем углах должен быть проставлен дополнительно архивный шифр дела, который включает в себя:

· номер фонда (только в организациях, включенных в списки источников комплектования государственных архивов, — присваивается соответствующим архивом);

· номер описи;

· номер дела по описи.

Архивный шифр делам присваивают в архиве организации после составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

В верхней части обложек дел, подлежащих передаче в государственный архив, предусматривается место для наименования соответствующего государственного архива, наименование государственного архива на обложке оформляется в государственном архиве после передачи-приема дела.

Полное оформление дел предусматривает, в том числе, и систематизацию документов дела. Правила формирования документов в дела закреплены в гл. 6 Правил работы архивов, гл. 11 Инструкции по делопроизводству. Остановимся на основных из них:

· в дело должны помещаться только исполненные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре;

· приложения должны формироваться в дела вместе с основными документами, к которым они относятся. При большом объеме приложений их можно группировать в отдельные тома;

· документы постоянного и временного хранения должны группироваться в дела раздельно, в дело должны группироваться документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел;

· в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

· дело должно содержать не более 300 листов (не более 4 см толщиной). Если количество листов в деле превышает эту цифру, то его разбивают на тома;

· документы внутри дела располагают в хронологической (в порядке возрастания дат) или вопросной (документы, связанные с решением одного вопроса, группируются в дело вместе) последовательности и в их сочетании;

· распорядительные документы группируют в дела по видам и в хронологии вместе с относящимися к ним приложениями;

· протоколы (например, заседаний квалификационной комиссии, аттестационной комиссии и др.) располагают в хронологическом порядке по номерам, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). При большом объеме таких документов их группируют в отдельное дело и систематизируют по номерам протоколов заседаний;

· организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.), как правило, формируются в отдельные дела независимо от способа их утверждения. Организационные документы, утвержденные распорядительными документами, могут формироваться в дела вместе с указанными документами как приложения к ним.

МЧС рекомендует!

Если при возникновении пожара ликвидировать очаг горения своими силами не удается,
покиньте помещение, прикрыв за собой двери, а при невозможности эвакуации
из горящего помещения выйдите на балкон и, закрыв за собою дверь,
привлеките внимание прохожих криком «Пожар!».