"Секретарское дело" № 03/2016 |
Наталия КОНДАКОВА, специалист по документообороту Учет документов в архиве организации — это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. Учет документов является средством обеспечения сохранности, организационной упорядоченности документов, контроля над их наличием, состоянием и движением, обеспечивает поиск документной информации. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы. В соответствии с Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций (далее — Правила работы архивов организаций) учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам, в которых фиксируются поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива организации; необходимость ведения, состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно. В числе основных учетных документов архива Правила работы архивов организаций называют следующие: книга учета поступления и выбытия документов — для учета каждого поступления и выбытия документов, их количества; лист фонда — для фиксации изменений в названии организации, учета и нумерации имеющихся в архиве описей дел, а также учета поступления или выбытия архивных документов; сводные описи дел — для поединичного и суммарного учета дел, закрепления их систематизации; описи дел структурных подразделений — для поединичного и суммарного учета дел структурных подразделений (до составления соответствующих годовых разделов сводных описей дел); реестр описей — для регистрации описей дел, учета их количества; номенклатура дел организации — для поединичного и суммарного учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения; лист-заверитель дела — для учета количества листов в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, особенностей их формирования и физического состояния; внутренняя опись документов дела — для учета документов в делах постоянного хранения и по личному составу.
Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.
|
Пн-Пт с 8:30 до 17:30
ООО «РегистрМедиа»
УНП 192032301
р/с: BY69BPSB30123234550139330000
ОАО «СберБанк», БИК BPSBBY2X, 220114, г. Минск, Петра Мстиславца, 13.
ООО «РегистрМедиа» 1996-2023