Историко-архивная справка: для чего нужна и как составляется?

Наталия Кондакова

Историко-архивная справка — это документ, который содержит сведения по истории организации и ее фонда, характеристику описей, информацию о составе и полноте документов, об особенностях формирования дел, их состоянии, о составе справочного аппарата к фонду и порядке пользования им. Историко-архивная справка составляется в процессе научно-технической обработки документов организации одновременно с составлением первого годового раздела сводной описи дел постоянного хранения.

В организациях, в деятельности которых не образуются документы постоянного хранения, к законченной описи дел по личному составу составляется предисловие. В этом предисловии указываются те же сведения, что и во второй части историко-архивной справки, составляемой к сводной описи дел постоянного хранения.

В заголовке историко-архивной справки указываются полное наименование организации в родительном падеже, хронологические рамки справки, номер фонда (если имеется). При составлении историко-архивной справки ко второму и последующим годовым разделам сводной описи в ее заголовке после названия в скобках помещается слово «продолжение» и указывается год (годы), за который она составлена.