Составление и оформление деловых писем

Наталия КОНДАКОВА

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, объединенных способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи)1. Независимо от содержания и способа передачи писем (традиционная либо электронная почта, факсимильная связь и др.) к их составлению и оформлению предъявляются единые требования.

При подготовке писем используется специальный бланк для письма, оформляемый в соответствии с требованиями гл. 3 «Бланки документов. Угловой штамп» Инструкции по делопроизводству. На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги2.

Использование бланков при оформлении писем обязательно; чистые листы бумаги используются только при подготовке совместных писем, исходящих от двух и более организаций3.

Письма, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Письма формата А5 допускается составлять без заголовка.

Заголовок письма должен быть кратким и точно передавать смысл текста. Формулируется он при помощи существительного в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?». Например: «Об организации курсов повышения квалификации работников учреждений здравоохранения», «О планировании работы учреждений здравоохранения на 2016 год» и т.д. Заголовок не заключается в кавычки, точка в конце заголовка не ставится4.

Заголовок пишется строчными буквами (кроме заглавной буквы «О»), не отступая от границы левого поля, и помещается в левом верхнем углу под реквизитом «Ссылка на индекс и дату входящего документа».

Письмо может быть адресовано организации, ее структурному подразделению, должностному или физическому лицу. Адресат в письмах располагается в правом верхнем углу рабочей площади документа сразу под надписями бланка (на уровне реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс»).