••• Исполняем социально-правовые запросы

Ольга МОИСЕЕНКО,
эксперт журнала

Одной из основных форм использования архивных документов Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее — Правила работы архивов), называют исполнение социально-правовых запросов от юридических и частных лиц (то есть запросов об архивной информации, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан). Сроки исполнения данного запроса регламентируются ст. 17 Закона Республики Беларусь от 18.07.2009 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее — Закон об обращениях граждан).

Самые распространенные социально-правовые запросы, которые поступают в архивы организаций, касаются установления или подтверждения трудового стажа работников для начисления пенсий. Информация, полученная в ходе изучения архивных документов, оформляется в виде архивной справки — официально заверенного документа, который имеет юридическую силу и сообщает или подтверждает информацию об имеющихся в архиве организации сведениях по предмету запроса.

Архивные справки составляются на основании подлинников документов или их заверенных копий. В случае если источником информации выступает незаверенная копия, в архивной справке делается отметка («Незаверенная копия).

Архивные справки могут составляться как на общем бланке организации, так и на бланке письма с указанием вида документа: «АРХИВНАЯ СПРАВКА». В ней обязательно приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах и интересующие автора запроса. В случае если приводится цитата, она заключается в кавычки с обязательной отсылкой к источнику.

При составлении архивной справки следует учесть следующее: если в тексте документа организация упоминается впервые, то приводится ее полное название; в последующих случаях допускается использование сокращенного наименования, например:

Белорусская Академия искусств — при первом упоминании;

БелАМ — при последующих.

Информация, которую вы излагаете в архивной справке, подается в строго хронологическом порядке (от более раннего периода к более позднему).

После текста справки помещаются архивные шифры документов, на основании которых данная справка составлена:

· номер фонда;

· номер описи;

· номер дела;

· номера листов дела.

Архивную справку подписывает лицо, ответственное за архив, и руководитель организации. Документ регистрируется и в обязательном порядке заверяется гербовой (круглой) печатью организации. В случае необходимости к архивной справке могут прилагаться копии документов, выписки из них и др.

Если нужно подтвердить или установить трудовой стаж бывшего работника организации, можно использовать:

· распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы по личному составу);

· протоколы общих собраний;

· лицевые счета и ведомости на получение заработной платы;

· регистрационные и алфавитные картотеки по учету кадров;

· списки (алфавитные, именные, трудовые, послужные);

· оформленные и заверенные табели;

· документы организаций, содержащие личную подпись заявителя (с указанием его должности), или документы других организаций, адресованные заявителю как должностному лицу.

При составлении архивных справок нельзя ссылаться на такие документы, как автобиография, листок по учету кадров и др. — они могут выступать как вспомогательные.

Идеальна ситуация, когда лицо, обратившееся в архив, может назвать дату приема на работу и дату увольнения. В этом случае достаточно найти соответствующие приказы (нередко, особенно на больших предприятиях, в приказе о приеме на работу указывается табельный номер работника, что существенно облегчает поиск лицевых счетов, если кроме справки о трудовом стаже бухгалтерии необходимо подготовить справку о заработной плате за определенный период).

Но чаще всего обращение выглядит примерно так: «После техникума меня распределили в вашу организацию в отдел технического контроля, было это примерно в 1986 году. Проработал около года, может полтора. Мне нужна справка об этом периоде работы, поскольку трудовая книжка утеряна». В данном случае у заявителя нужно узнать как можно больше фактической информации и все же максимально уточнить даты, так как, скорее всего, придется работать с целым комплексом документов.

В качестве примера хотелось бы привести историю из практики. В архив ОАО обратился гражданин, утративший трудовую книжку. Для оформления пенсии ему была необходима справка о работе в производственном объединении, правопреемником которого стало данное ОАО. На основании диплома института, в котором была указана дата поступления, он смог назвать точный год и месяц увольнения из объединения (август 1987 г.). Затем заявитель отметил, что в период с 1984 по 1986 год проходил службу в Советской Армии, а сразу после демобилизации устроился в транспортный участок производственного объединения. Таким образом, выстроились хронологические рамки второго периода работы — с 1986 года по август 1987 г. И была известна одна из дат первого периода — дата увольнения в связи с призывом в Советскую Армию: 1984 год.

Поиск информации по этому запросу начался с карточки формы Т-2. Они формируются в дела по году увольнения работников, а внутри дела систематизируются в алфавитном порядке. На основании карточки были быстро установлены регистрационные номера и даты приказов об увольнении и приеме на работу, после изучения которых можно было назвать конкретные даты приема на работу и увольнения заявителя за второй период работы в объединении, а также его табельный номер для поиска лицевых счетов. Но с установлением точных дат первого периода возникли некоторые трудности: карточки Т-2 за 1984 год, которые имеют срок хранения 75 лет, по каким-то причинам были утрачены. Полистный просмотр дела с приказами по личному составу за 1984 год позволил выявить приказ, подтверждающий дату увольнения заявителя. Кроме того, приказ содержал информацию о точном наименовании отдела, в котором работал заявитель в тот период времени, и табельном номере, что позволило быстро найти его лицевые счета. Изучение лицевых счетов позволило сделать вывод, что заявитель работал в объединении с января 1984 г. и до даты увольнения (начислялась заработная плата). По лицевым счетам за 1983 год было видно, что зарплата начислялась с марта по декабрь 1983 г. (включительно), кроме того, в лицевом счете за 1983 год присутствовала ссылка на дату и регистрационный номер приказа о приеме на работу. Таким образом, стаж работы гражданина за март 1983 г. — июнь 1984 г. и август 1986 г. — август 1987 г. был восстановлен.

Хотелось бы обратить ваше внимание, что в справке о подтверждении трудового стажа приводятся данные только за тот период, который находит документальное подтверждение, с указанием точной должности, на которой работал заявитель. Если справка настолько объемна, что ее необходимо оформлять на нескольких листах, каждый лист заверяется гербовой печатью.

Если же так случилось, что в архиве организации отсутствуют документы, необходимые для подтверждения или уточнения запрашиваемых сведений, автору запроса в обязательном порядке дается ответ (на бланке письма, без указания вида документа «АРХИВНАЯ СПРАВКА») с рекомендациями, куда можно обратиться.