Подведение итогов делопроизводственного года

Наталия Кондакова

Каким образом заполняется графа 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел?

Номенклатура дел состоит из 5 граф:

1. Индекс дела;

2. Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части);

3. Кол-во дел (томов, частей);

4. Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню;

5. Примечание.

Графы 1, 2, 4 заполняют при составлении номенклатуры дел. В графе 5 «Примечание» в течение делопроизводственного года делают отметки о заведении дел, переходящих делах (например, «Переходящие», «Ведется в электронном виде»), передаче дел в архив организации и др.

Графу 3 «Кол-во дел (томов, частей)» заполняют после окончания делопроизводственного года. В ней указывают количество дел (частей, томов), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком. Дело разбивается на тома (части) в том случае, если количество включенных в него листов превышает 300. Например, если в процессе ведения дела в него включено 298 листов, то такое дело на тома не делится; если включено 520 листов, то дело должно быть разделено на 2 тома; если 620 листов — на 3 тома и т.д. При этом толщина дела (если оно не делится на тома) или каждого его тома не должна превышать 4 см.

Если в течение года было заведено несколько томов данного дела, то по окончании года в графе 3 номенклатуры дел проставляется количество заведенных томов этого дела.

Как правильно учитывать переходящие дела в номенклатуре дел при заполнении итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел в случае, если дело заведено в 2010 году и велось по 2015 год?

Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и (или) более лет, называются переходящими и включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом. Сведения о включении в номенклатуру дел на следующий год отражаются в графе «Примечание» (указывается «Переходящее»).

Следует помнить, что сведения о количестве сформированных в делопроизводственном году томов (частей) дела, указываемые в графе 3 «Кол-во дел (томов, частей)» номенклатуры дел, не связаны со сведениями о количестве переходящих дел, указываемых в графе 3 «В том числе переходящих» итоговой записи к номенклатуре дел.

В итоговой записи отражается количество переходящих дел, но не количество томов (частей) переходящего дела. Так, если в организации ведется одно переходящее дело, состоящее из любого количества томов (1, 2, 3), то в графе 3 «В том числе переходящих» итоговой записи должна быть указана цифра «1».

При этом в графу 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел следующего года включаются все тома переходящего дела, если в истекшем году дело состояло из двух или более томов, а последний том не завершен делопроизводством.

Таким образом, если в организации в период с 2010 по 2015 год велось одно переходящее дело, то его заголовок должен был включаться во все номенклатуры дел, составленные за эти годы. В графе «Примечание» каждой из этих номенклатур дел, за исключением 2015 года, должна была проставляться отметка «Переходящее». В графе 3 итоговых записей ко всем этим номенклатурам дел, за исключением 2015 года, должна была проставляться цифра «1» (количество томов этого дела, сформированных за указанный период, значения не имеет). В графе 3 итоговой записи к номенклатуре дел 2015 года ставится прочерк, поскольку в 2015 году переходящее дело, которое велось с 2010 года, было завершено делопроизводством и дел, переходящих на 2015 год, не осталось.

Какие категории дел относятся к категории переходящих?

Переходящими называются дела, которые могут вестись в течение нескольких лет до их завершения. К ним относятся учетно-регистрационные книги, журналы, которые ведутся до окончательного их заполнения, например, журнал регистрации входящих документов, книга учета инструктажа по технике безопасности и др.

Переходящими могут быть дела и с инструктивно-методическими документами, если они имеют небольшой объем, а также дела, в которые формируются документы за несколько лет до разрешения определенного вопроса. Переходящими являются и личные дела работников, формирующиеся в течение всего периода работы конкретного лица в организации.

Дела с протоколами (планами, отчетами) формируются в пределах делопроизводственного (календарного) года и переходящими не являются. Вместе с тем на практике нередко складывается ситуация, когда при небольшом количестве (1–2 документа в год) такие документы за несколько лет формируются в одно дело. В этом случае такое дело является переходящим, что должно быть отражено в графе «Примечание» номенклатуры дел, а также в итоговой записи к номенклатуре дел.

Дела с организационными документами (уставами, положениями, инструкциями, правилами и т.п.) переходящими не являются, поскольку переходящие дела — это дела, которые ведутся делопроизводством на протяжении ряда лет, а в данном случае дела формируются и заканчиваются делопроизводством в год утверждения.

К какой категории дел — временного (свыше 10 лет) или временного (до 10 лет включительно) срока хранения — относятся дела, срок хранения которых устанавливается согласно следующим формулировкам: «До минования надобности», «До замены новыми»?

Дела с отметками «До минования надобности» и «До замены новыми» передаче в архив организации не подлежат. Поскольку в архив передаются только дела, срок хранения которых превышает 10 лет, то дела с названными формулировками в итоговой записи к номенклатуре дел следует учитывать как дела временного (до 10 лет включительно) хранения независимо от того, сколько лет реально эти дела были или будут востребованы в практической деятельности организации и ее структурных подразделений.