••• Этапы проведения экспертизы ценности документов в организации

Дарья КУРИЛЬЧИК,
историк-архивист, преподаватель

Экспертиза ценности документов организации проводится в несколько этапов.

Первый этап экспертизы ценности (далее — ЭЦ) заключается в оценке документов в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел организации, а также при подготовке дел к передаче на хранение в архив организации. При этом проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка формирования дел.

При проведении ЭЦ документов в структурных подразделениях осуществляется выделение 3 категорий документов (дел):

· постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, для передачи по соответствующим описям дел в архив организации;

· временного (до 10 лет включительно) хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях организации;

· временного хранения, подлежащих уничтожению (сроки хранения которых истекли).

Как правило, непосредственный отбор документов для передачи в архив организации и выделения к уничтожению производится работниками структурных подразделений, в деятельности которых они были образованы.

В соответствие с п. 61 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 №143 (далее — Правила работы архивов), отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив организации проводится путем полистного просмотра. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре из дел данной категории подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии, документы с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения.

Второй этап ЭЦ проводится в архиве организации при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организациях, являющихся источником комплектования государственного архива), а также при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.

При приеме дел в архив организации заведующий архивом осуществляет контроль за качеством ЭЦ документов в структурных подразделениях.

ЭЦ документов в архиве организации осуществляется работниками архива совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации. ЭЦ документов в архиве организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под непосредственным методическим руководством соответствующего архива.

По результатам ЭЦ документов в архиве организации осуществляется:

· отбор и подготовка дел постоянного хранения для передачи в государственный архив (в организациях, являющихся источником комплектования государственного архива);

· отбор хранящихся в архиве документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.

На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются сводные описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Оформление акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, осуществляется только после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за соответствующий период. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению только в том случае, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации одновременно. Члены экспертной комиссии должны знать задачи, функции, круг вопросов, подлежащих компетенции как всей организации, так и отдельных структурных подразделений, связи с другими организациями. Эксперты также должны владеть информацией о реорганизациях, прошедших в организации, и т.д. Все эти сведения помогут определить характер документации, создающейся в разных структурных подразделениях организации, ее ценность. Это также поможет установить, в каких структурных подразделениях формируются дела, освещающие основные вопросы ее деятельности, а в каких — дела второстепенного значения.

При проведении ЭЦ документов в архиве организации выявляются особо ценные документы, имеющие непреходящую ценность, особую значимость для общества и государства, в отношении которых устанавливается особый режим хранения, учета и использования. Отнесение документов к категории особо ценных в архиве организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под методическим руководством и по согласованию с соответствующим государственным архивом.

При проведении ЭЦ документов в архиве организации уточняется характер повторения содержащейся в них информации в других документах, вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, допускается только после сверки их с документами, передаваемыми на хранение в соответствующий архив, и по согласованию с соответствующим архивом.

Особо следует обратить внимание на ЭЦ дел, где кроме указания срока хранения дополнительно стоит отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), например: «5 лет ЭПК». Эта отметка означает, что среди документов временного хранения данного вида могут находиться документы, которые нужно хранить постоянно. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру после истечения срока хранения. Из документов, отобранных на постоянное хранение, формируется затем отдельное дело либо присоединяется к однородному делу, которое включается в опись дел постоянного хранения. Дела, содержащие оставшиеся документы временного хранения, хранятся в течение установленных сроков.

Согласно п. 68 Правил работы архивов в случае обнаружения в процессе проведения ЭЦ недостачи документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения должны быть приняты меры по их розыску.