Определяем сроки хранения документов правильно

Наталия Кондакова

Сроки хранения документов в организации определяются в процессе экспертизы их ценности. Первый этап экспертизы ценности документов происходит при составлении номенклатуры дел, формировании дел в соответствии с ней. Согласно п. 55 и 56 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, организация и проведение экспертизы ценности документов и дел при составлении номенклатуры дел, а также организация и проведение экспертизы ценности документов и дел, завершенных делопроизводством, определение сроков их хранения являются одними из основных задач и функций экспертной комиссии организации.

При определении сроков хранения документов необходимо использовать перечни документов с указанием сроков хранения. В настоящее время в Республике Беларусь действует перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140. Перечни типовых документов разрабатываются Государственной архивной службой Республики Беларусь и определяют сроки хранения типовых документов, образующихся при документировании типовых, общих для всех организаций функций независимо от вида их деятельности, формы собственности и ведомственной принадлежности.

Перечень типовых документов обязателен к применению всеми государственными органами, иными организациями (как государственными, так и негосударственными), индивидуальными предпринимателями. Он должен использоваться при установлении сроков хранения документов независимо от вида носителя документов (бумажных, электронных и др.).

Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе. Следует помнить, что хранение документов в электронном виде без создания оригиналов на бумаге, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет, указанных в Перечне типовых документов, создание и хранение которых может быть организовано в электронном виде.

Вместе с тем ценность документов в электронном виде может отличаться от аналогичных документов на бумаге. С учетом этого при определении сроков хранения таких документов необходимо учитывать нормы Инструкции о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 121.

В случае если документы в электронном виде не являются аналогами бумажных документов и для них в законодательстве или на ведомственном уровне не установлены сроки хранения, необходимо руководствоваться общими нормами законодательства по делопроизводству, устанавливающими порядок определения сроков хранения документов в организации. В частности, решение о сроках хранения таких документов должна принимать экспертная комиссия организации с учетом норм Инструкции о порядке проведения экспертизы ценности.

Для определения сроков хранения специфических документов, характерных для определенной отрасли (системы образования, здравоохранения, промышленности и др.), центральными органами управления (министерством здравоохранения, министерством образования и т.д.) разрабатываются ведомственные перечни.

Согласно ч. 6 ст. 4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» негосударственные организации могут по согласованию с государственными архивами разрабатывать и утверждать перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

Безусловно, перечни документов (как типовые, так и ведомственные) включают далеко не все виды документов, которые создаются в организациях. При определении сроков хранения документов, не отраженных в перечнях, решение о сроке их хранения принимает экспертная комиссия организации (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, — по согласованию с соответствующим государственным архивом, источником комплектования которого является данная организация).

При применении ведомственных перечней документов следует учитывать, что в качестве правовых оснований для установления сроков хранения они могут использоваться только теми организациями, на которые непосредственно распространяется их действие. Например, перечень документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения Республики Беларусь, не может использоваться учреждениями здравоохранения, которые не подчиняются этому министерству, даже если образующиеся в них документы отсутствуют в типовом перечне, но отражены в указанном ведомственном перечне. В этом случае ведомственный перечень Министерства здравоохранения может использоваться экспертной комиссией организации в качестве методического документа, однако правовым основанием для установления сроков хранения будет являться решение экспертной комиссии организации, отраженное в соответствующем протоколе.

При использовании ведомственных перечней необходимо также учитывать время, когда они были разработаны и утверждены (до или после официального вступления в силу Перечня типовых документов), поскольку сроки хранения ряда включенных в них документов могут отличаться от сроков хранения, установленных Перечнем типовых документов. В случае расхождений между типовым и ведомственным перечнями при определении сроков хранения документов руководствоваться необходимо нормами Перечня типовых документов.