Особенности составления номенклатуры дел в условиях использования информационных технологий в делопроизводстве

Наталия Кондакова

Требования к составлению и оформлению номенклатуры дел (далее — НД) закреплены в гл. 10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и гл. 5 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143. Форма НД, порядок ее оформления закреплены нормами указанных нормативных правовых актов достаточно жестко. Но вместе с тем использование современных информационных технологий в делопроизводстве организации может вызывать затруднения при составлении и ведении данного документа.

Использование автоматизированных систем документационного обеспечения управления создает условия для ведения НД в электронном виде. Безусловно, создание НД в виде электронного документа, аналогичного по форме и содержанию НД на бумажном носителе, не представляет сложностей. Вместе с тем, ведение НД в течение года в электронном виде вызывает затруднения, поскольку может сопровождаться уточнением и дополнением (без повторного согласования и утверждения): в НД могут вноситься новые дела, проставляться отметки об особенностях ведения дел, включенных в данный документ, и др.

Для придания НД в электронном виде юридической силы, аналогичной документу на бумаге, используется электронная цифровая подпись. Использование электронной цифровой подписи на этапе согласования и утверждения НД в электронном виде приводит к ее «замораживанию»: внесение в такой документ любых изменений приводит к недействительности электронных цифровых подписей, ранее наложенных на него. Тем не менее, электронная версия НД может использоваться в справочно-информационных целях всеми работниками организации, в том числе и в системе электронного документооборота.

Состав документов, подлежащих включению в НД, определен п. 161 Инструкции по делопроизводству. В НД включаются документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки. В НД также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций. Не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.

Таким образом, в НД включается весь объем документации, образующейся в результате деятельности организации, независимо от сроков их хранения и вида носителя.

Отметим, что перечень документов, создание и хранение которых может быть организовано в электронном виде, приведен в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству. К переводу в электронный вид не рекомендованы документы, которые могут содержать большое число подписей ответственных лиц: акты, протоколы, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки), подразумевающие наличие собственноручной подписи. К переводу в электронный вид рекомендованы проекты распорядительных документов, плановые и отчетные документы структурных подразделений организации, некоторые виды бухгалтерских отчетов, переписки и регистрационно-учетные формы. Инструкцией по делопроизводству предусмотрена возможность перевода указанных видов документов в исключительно электронный вид, что, однако, не является обязательным требованием: организация самостоятельно принимает решение о порядке подготовки таких документов. Вместе с тем, отказ от бумажных оригиналов документов, не вошедших в указанный перечень, является нарушением Инструкции по делопроизводству.

Вопрос о виде носителя документа, возможность или необходимость перевода его на бумажную основу для дальнейшего долговременного или постоянного архивного хранения целесообразно решать в самом начале разработки НД.

Пунктом 155 Инструкции по делопроизводству установлено, что включение дел с документами в электронном виде, информационными ресурсами в сводную НД осуществляется по согласованию с государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации». Для этого организация, являющаяся источником комплектования государственного архива, должна уведомить государственный архив, принимающий от нее бумажные документы, о необходимости включения в НД с документами в электронном виде или информационными ресурсами. При этом согласование будет обеспечиваться взаимодействием государственного архива с БелНИЦЭД.

Сводная НД оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4. Графы НД заполняются в соответствии с установленной формой.