7 распространенных ошибок при составлении номенклатуры дел организации

Дарья Курильчик,
историк-архивист, преподаватель

Ошибка 1. Составители. Считается, что номенклатуру дел (далее — НД) составляет тот, кто знает, как это делается, и кому она нужна больше остальных, то есть архивист. Мол, архив начинается с данного документа.

Однако в соответствии с п. 27 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, сводная НД составляется службой документационного обеспечения управления на основе номенклатур дел структурных подразделений, которые в свою очередь составляются в структурных подразделениях ответственными за делопроизводство лицами. Затем делопроизводитель объединяет их в одну, сводную НД. Архивист же оказывает консультационно-методическую помощь в этой работе.

Ошибка 2. Сроки подготовки. Считается, что если НД — на текущий год, то и составлять, согласовывать, подписывать, утверждать ее нужно с начала текущего года.

Да, начинать составлять НД можно хоть с 1 января — в случае, если, к примеру, организация имеет сложную структуру, и работа над документом займет целый год; или же если организации только образовалась; или же если необходимо пересоставить НД при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре и (или) функциях организации. Но, как правило, работа по составлению НД начинается в 3 квартале года, предшествующему году, на который она составляется. То есть составить, согласовать, подписать, утвердить НД на 2016 год надо до 31 декабря 2015 г.

Ошибка 3. Выписки из НД. Структурные подразделения, подготовив свои НД и передав их в службу ДОУ, зачастую не интересуются дальнейшей судьбой данного документа.

В соответствии с п. 31 Правил работы архивов после утверждения сводной НД из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях. Если организация небольшая, то секретарь как лицо, ответственное за делопроизводство, может сам подготовить выписки, заверить их (оформить на них реквизит «Отметка о заверении копии») и раздать структурным подразделениям. Когда же организация имеет большую структуру, целесообразнее всего будет, если служба ДОУ выложит в общий доступ утвержденную сводную НД, а структурные подразделения самостоятельно сделают выписки из нее и обратятся к руководителю службы ДОУ за заверением.

Ошибка 4. Определение сроков хранения дел. При составлении НД в этом моменте, пожалуй, допускается наибольшее количество ошибок.

В соответствии с п. 39.4 Правил работы архивов при определении сроков хранения дел необходимо пользоваться:

· перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140;

· перечнями документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения;

· перечнями документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

Сроки хранения документов, которые не отраженны в данных перечнях, определяются центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации по согласованию со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов или государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов), ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций). Иными словами, сроки хранения утверждаются протоколом заседания ЦЭК (ЭК), а в графе 5 «Примечание» дается ссылка на дату и номер протокола.