Прием иностранной делегации

Марина Гладкая

Наша страна испокон веков славилась отменным гостеприимством. В Беларуси даже незнакомого человека принимают столь хлебосольно и душевно, что он с радостью готов возвращаться снова и снова. А уж когда речь заходит о тщательно подготовленном приеме иностранной делегации, тут все должно быть по высшему разряду. Столь почетных гостей готовы чуть ли на руках носить, особенно с учетом современных экономических реалий (финансовый кризис, падение спроса на продукцию отечественного производства и др.). На данный момент от умения расположить к себе значимого зарубежного делового партнера зависит важнейшая составляющая коммерческого успеха предприятия.

Следует понимать, что в условиях постоянного наращивания темпов производства и острой необходимости в поиске новых рынков сбыта, поставщиков и экспортеров, все большее количество белорусских предприятий стремятся выйти на международный рынок. Ввиду того, что переговоры играют ключевую роль в установлении контактов между партнерами, секретарь сталкивается в своей работе с ответственной миссией организации приема иностранной делегации, который требует особого внимания к вопросам протокола и этикета, неукоснительного соблюдения общепринятых правил и норм. Деловой протокол регламентирует порядок проведения всех видов встреч и переговоров, подписания договоров и соглашений, ведения деловой переписки, организации представительских мероприятий.

Телефонные переговоры, предшествующие прибытию в Республику Беларусь иностранных деловых партнеров, как правило, проводит сам руководитель предприятия. После получения согласия он сообщает о предстоящем визите своему секретарю. Тот, в свою очередь, должен уточнить дату и время прибытия делегации, место встречи, продолжительность пребывания, язык ведения переговоров, количество переводчиков, задействованных для обслуживания иностранных гостей. Секретарю также понадобится список участников с указанием занимаемых должностей. Это нужно для того, чтобы учесть старшинство членов делегации при проведении протокольных мероприятий. За 2–3 дня до начала визита вышеперечисленные моменты уточняются по факсу или электронной почте.

Среди документов, оформляемых в связи с приездом иностранной делегации, следующие:

· ходатайство юридического лица о приглашении членов иностранной делегации;

· приказ о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия;

· программа пребывания иностранной делегации;

· смета расходов на прием и обслуживание иностранной делегации;

· акт о списании расходов на прием и обслуживание иностранной делегации.

Рассмотрим некоторые из них.

Ходатайство юридического лица о приглашении членов зарубежной делегации

Для того чтобы иностранные граждане могли к нам приехать, им необходимо получить визы Республики Беларусь на въезд на территорию страны. И одним из документов визовой поддержки, который подтверждает цель и условия визита, является оригинал ходатайства юридического лица, оформленный на фирменном бланке с указанием полного наименования данного юридического лица, его места нахождения и телефона, а также обязательства юридического лица по соблюдению иностранцем правил пребывания на территории Республики Беларусь, скрепленного печатью юридического лица.

Программа пребывания

Незадолго до приезда делегации необходимо составить и утвердить программу пребывания иностранных гостей. Вопросы, обязательные для включения в программу:

· место встречи делегации (аэропорт или на вокзал) и состав встречающих;

· особенности транспортного обслуживания;

· размещение (а перед этим своевременное бронирование мест) в отеле;

· работа переводчиков;

· организация питания;

· подготовка помещения для переговоров;

· переговоры (время начала и окончания, вопросы повестки дня);

· проведение экскурсии по предприятию;

· проведение протокольных мероприятий (ленч, обед, фуршет и т.п.);

· культурная программа;

· проводы и состав провожающих.

По каждому пункту указывается ответственный исполнитель: предельно четкое распределение обязанностей в работе с делегацией среди сотрудников принимающей стороны позволит избежать неразберихи в ходе всего визита. К тому же руководитель будет знать, кто конкретно отвечает за тот или иной пункт программы и с кого что спрашивать.

Программа пребывания разрабатываются на все дни визита, утверждается руководителем организации и является документом, на основании которого составляется смета расходов и в дальнейшем производится их списание в бухгалтерском и налоговом учете.

Дабы оптимизировать программу пребывания иностранных гостей, обязательно учитывайте места их проживания, питания и проведения переговоров. Все они должны быть определены заранее и находиться недалеко друг от друга. Так, завтрак гостей предполагается там, где они проживают, обед — недалеко от места проведения переговоров или непосредственно в офисе принимающей стороны или рядом с одним из посещаемых объектов. Оставляйте резерв времени для неофициальных, неформальных встреч, а также для личных дел гостей и свободного времени. Сосредоточьтесь на том, что основная цель визита — переговоры, встречи, подписание документов. Все остальное — второстепенно.

Итак, вы получили подтверждение прибытия иностранных партнеров. Следующим шагом должно стать проведение собрания всей группы, участвующей в приеме делегации, и анализ составленной ранее программы. На всех этапах работы с делегацией — при встрече, размещении в отеле, транспортном обслуживании, организации переговоров, культурной программе, протокольных мероприятиях — основная координирующая роль отводится секретарю, поэтому вы по определению являетесь центром концентрации информации и к вам будут обращаться за разнообразной помощью как сотрудники компании, так и гости.

В соответствии с правилами делового этикета число членов переговорной группы не должно значительно превышать число членов зарубежной делегации. Если в состав группы со стороны зарубежной компании входит 4 человека, то с вашей стороны целесообразно включить в нее не более 3–4 человек. Это может быть руководитель компании, переводчик, коммерческий директор, секретарь, ведущий протокол переговоров. Помните, что если в состав делегации приглашенной стороны входит женщина, то обязательно присутствие женщины со стороны приглашающих.

Одним из самых главных правил при работе с иностранной делегацией является следующее: ранг и должность главы встречающей делегации должны соответствовать рангу и должности главы прибывающей делегации. Это означает, что если визит наносит руководитель зарубежной компании, то и встречать его должен руководитель вашей организации (в крайнем случае, его первый заместитель). Для встречи, как правило, прибывает глава принимающей делегации в сопровождении 2–3 человек. Если гость приезжает вместе с супругой, встречать его следует главе делегации со своей супругой. Иногда случается, что переговоры планирует проводить не руководитель компании, а его заместитель. В таком случае следует предусмотреть в программе короткую встречу зарубежных партнеров с руководителем компании, лучше всего в начале переговорного процесса.

При встрече в аэропорту или на вокзале не принято вручать цветы, исключение составляют случаи, когда в делегации присутствует дама. Для такого случай подойдет небольшой букет в красивой упаковке. В момент встречи не принято также обмениваться визитными карточками.