Секретарь в международном формате

Ольга Куликова

Сейчас сложно представить, что еще не так давно, каких-то 25 лет назад, только у избранных соотечественников была возможность выехать за границу: советское государство старалось отгородить своих граждан от «звериного оскала капитализма» железным занавесом. Но, как говорил древнегреческий философ Гераклит Эфесский, «все течет, все меняется». В настоящее время мы вольны ехать куда заходим и когда захотим. Ограничивающими факторами в желании путешествовать по миру и работать за пределами своей Родины для большинства из нас могут стать лишь визовый отдел страны въезда, не посчитавший нужным выдать визу, да собственные финансы. Тем не менее, абстрагируясь от вопросов выезда и пребывания в чужом государстве, давайте посмотрим, какие требования предъявляют работодатели к секретарским работникам в разных странах.

Российская Федерация

Российский рынок вакансий для секретарей насыщен самыми разнообразными предложениями: от довольно серьезных, предполагающих солидную заработную плату и карьерный рост, до нарушающих ст. 171-1 Уголовного кодекса Республики Беларусь (и это нужно учитывать, если вы не хотите попасть в неприятную историю). Официальным документом, в котором изложены квалификационные требования к секретарским работникам и их должностные обязанности, в Российской Федерации является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37. В частности в нем приведены требования к таким специалистам как:

· секретарь-машинистка;

· секретарь незрячего специалиста;

· секретарь руководителя;

· секретарь-стенографистка.

Если сравнивать должностные обязанности, предписываемые секретарю руководителя белорусскими нормативными правовыми актами, с теми, которые изложены в российском Квалификационном справочнике, становится очевидным, что они практически идентичны: организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя, контроль исполнения поручений руководителя, организация приема посетителей и т.д. Но есть некоторые отличия в части квалификационных требований. Если белорусский ЕКСД устанавливает, что секретарем приемной руководителя (официальное наименование должности по классификатору) может работать лицо, получившее высшее или среднее специальное образование, без предъявления к стажу работы, то российский Квалификационный справочник предъявляет следующие требования к секретарю руководителя (официальное наименование должности по справочнику): высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Не будем забывать и о пункте «должен знать», где очерчен круг вопросов, в которых секретарь обязан хорошо ориентироваться. Этот пункт включает познания в области основ административного права и законодательства о труде Российской Федерации; законодательства, касающегося архивного дела и делопроизводства; организации делопроизводства; правил оформления и составления документов; архивного дела и т.д.

Учитывая, что Квалификационный справочник дает общие формулировки должностных обязанностей секретаря, в российских компаниях широкое распространение получили внутрифирменные профессиональные стандарты — требования к профессиональным качествам, предъявляемые к сотрудникам конкретной организации.

В 1997 году совместным постановлением Минтруда РФ и Госстандарта РФ от 29.04.1997 № 21/9 «О развитии системы сертификации персонала в Российской Федерации» было принято решение о создании системы сертификации, в рамках которой учрежден ряд организаций, осуществляющих сертификацию качества секретарей. Например, при проведении сертификации по методике академика Б.А. Минина секретарь руководителя должен показать знания и умения по следующим разделам:

· организация делопроизводства: технология создания, обработки, передачи и хранения документов;

· навыки работы с MS Word, Excel;

· навыки работы с оргтехникой: телефон, факс, ксерокс, сканер, мини-АТС;

· русский язык;

· ведение телефонных и деловых переговоров, техника общения;

· умение поддерживать профессиональный имидж: профессиональная этика, деловой имидж, деловой этикет, психологические особенности;

· уровень обучаемости;

· правила техники безопасности, приемы оказания первой медицинской помощи.

Одним из наиболее влиятельных профессиональных объединений в Российской Федерации является Национальная ассоциация офисных специалистов и административных работников, которая в сентябре 2013 г. подписала соглашение с Европейской ассоциацией офисных и административных работников и была признана национальной группой Европейской ассоциации.